Giới thiệu
Trong quá trình quản lý nhân sự, nhiều doanh nghiệp thường đưa ra các quy định như: đi làm muộn bị phạt tiền, nghỉ không phép bị trừ một khoản tiền nhất định, không hoàn thành công việc bị phạt hoặc làm hư hỏng tài sản phải nộp tiền cho công ty. Một số doanh nghiệp còn cho phép người lao động lựa chọn nộp tiền thay vì bị xử lý kỷ luật.
Tuy nhiên, việc người lao động vi phạm nội quy không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được quyền tự đặt ra khoản tiền phạt để xử lý. Pháp luật lao động hiện hành nghiêm cấm người sử dụng lao động dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động.
Vậy công ty có được yêu cầu người lao động nộp tiền khi vi phạm nội quy lao động không? Nếu doanh nghiệp vẫn thực hiện hành vi này thì bị xử phạt như thế nào? Luật Thiên Thủy sẽ phân tích cụ thể trong bài viết dưới đây.
1. Pháp luật quy định những hình thức xử lý kỷ luật lao động nào?
Theo Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được áp dụng một trong các hình thức xử lý kỷ luật lao động sau đây:
Khiển trách
Đây là hình thức kỷ luật nhẹ nhất, thường được áp dụng đối với những hành vi vi phạm có mức độ ít nghiêm trọng, căn cứ vào nội quy lao động và quy định pháp luật.
Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng
Người sử dụng lao động có thể áp dụng hình thức này đối với hành vi vi phạm tương ứng đã được quy định trong nội quy lao động hợp pháp. Thời gian kéo dài không được vượt quá 06 tháng.
Cách chức
Được áp dụng đối với người lao động đang giữ chức vụ, chức danh quản lý khi có hành vi vi phạm thuộc trường hợp được quy định trong nội quy lao động và đáp ứng điều kiện xử lý theo pháp luật.
Sa thải
Đây là hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất, chỉ được áp dụng trong những trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.
Doanh nghiệp không được tự ý bổ sung hình thức phạt tiền, trừ lương hoặc các hình thức kỷ luật khác ngoài những hình thức pháp luật cho phép.
Ngoài ra, khi xử lý kỷ luật, người sử dụng lao động phải tuân thủ nguyên tắc, trình tự và thủ tục theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019. Việc xử lý phải bảo đảm có căn cứ, chứng minh được lỗi của người lao động và không được áp dụng nhiều hình thức kỷ luật đối với một hành vi vi phạm.
2. Công ty có được phạt tiền người lao động khi vi phạm nội quy lao động không?
Câu trả lời là KHÔNG.
Theo khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019, một trong những hành vi bị nghiêm cấm khi xử lý kỷ luật lao động là:
“Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động”.
Quy định này nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động, đồng thời ngăn chặn tình trạng doanh nghiệp tự đặt ra các khoản phạt tiền để xử lý những hành vi vi phạm trong quá trình làm việc.
Như vậy, dù người lao động có hành vi vi phạm nội quy lao động, doanh nghiệp cũng không được yêu cầu người lao động nộp tiền để thay thế cho hình thức xử lý kỷ luật.
Những trường hợp doanh nghiệp không được phạt tiền
Trên thực tế, hành vi phạt tiền có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn:
Các khoản thu này, nếu được sử dụng với mục đích xử phạt kỷ luật lao động, đều có nguy cơ vi phạm khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.
Đặc biệt, việc người lao động đồng ý nộp tiền hoặc tự nguyện ký cam kết đóng tiền không đương nhiên làm cho hình thức phạt tiền trở nên hợp pháp. Doanh nghiệp không thể dựa vào sự đồng ý của người lao động để hợp thức hóa một hình thức xử lý mà pháp luật nghiêm cấm.
Doanh nghiệp có được quy định phạt tiền trong nội quy lao động không?
Không.
Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành để thiết lập trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc. Tuy nhiên, quyền xây dựng nội quy không đồng nghĩa với quyền tự đặt ra mọi hình thức xử phạt.
Doanh nghiệp không được đưa vào nội quy những quy định như:
Nếu nội quy lao động có những điều khoản này thì doanh nghiệp cần rà soát, sửa đổi để bảo đảm phù hợp với Bộ luật Lao động.
3. Phạt tiền người lao động và bồi thường thiệt hại có gì khác nhau?
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý. Mặc dù cả hai trường hợp đều có thể liên quan đến việc người lao động phải thanh toán một khoản tiền, nhưng bản chất pháp lý hoàn toàn khác nhau.
Phạt tiền để xử lý kỷ luật lao động
Phạt tiền là việc doanh nghiệp yêu cầu người lao động nộp một khoản tiền nhằm xử lý hành vi vi phạm nội quy hoặc thay thế cho một hình thức kỷ luật lao động.
Ví dụ:
Trong những trường hợp này, khoản tiền được thu nhằm mục đích xử phạt hành vi vi phạm, không phải để bù đắp một thiệt hại tài sản thực tế. Do đó, doanh nghiệp không được áp dụng.
Bồi thường thiệt hại do người lao động gây ra
Khác với phạt tiền, pháp luật cho phép người sử dụng lao động yêu cầu người lao động bồi thường thiệt hại khi có căn cứ xác định người lao động làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc gây thiệt hại tài sản của doanh nghiệp.
Theo Điều 129 Bộ luật Lao động 2019, trách nhiệm vật chất của người lao động được xác định trong một số trường hợp sau:
Trường hợp làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản
Người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật hoặc nội quy lao động.
Trường hợp người lao động gây thiệt hại không nghiêm trọng do sơ suất, với giá trị không quá 10 tháng lương tối thiểu vùng do Chính phủ công bố được áp dụng tại nơi người lao động làm việc, thì mức bồi thường tối đa là 03 tháng tiền lương và được khấu trừ hằng tháng theo quy định tại khoản 3 Điều 102 Bộ luật Lao động 2019.
Trường hợp làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức
Người lao động làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản của người sử dụng lao động hoặc tài sản khác do người sử dụng lao động giao; hoặc tiêu hao vật tư quá định mức cho phép thì phải bồi thường thiệt hại một phần hoặc toàn bộ theo thời giá thị trường hoặc nội quy lao động.
Trường hợp có hợp đồng trách nhiệm thì thực hiện theo hợp đồng trách nhiệm, trừ trường hợp có sự kiện bất khả kháng theo quy định pháp luật.
Bảng phân biệt phạt tiền và bồi thường thiệt hại
Tiêu chí | Phạt tiền | Bồi thường thiệt hại |
Bản chất | Xử phạt hành vi vi phạm kỷ luật | Khắc phục thiệt hại tài sản thực tế |
Căn cứ | Không được pháp luật cho phép thay thế kỷ luật | Điều 129 Bộ luật Lao động |
Điều kiện | Không được áp dụng | Phải có căn cứ xác định thiệt hại và trách nhiệm |
Mục đích | Răn đe, xử phạt | Bù đắp thiệt hại |
Áp dụng | Bị nghiêm cấm | Được phép nếu đáp ứng điều kiện pháp luật |
Ví dụ thực tế:
Một nhân viên làm việc tại xưởng may vô ý làm hỏng máy may của công ty. Trong trường hợp này, nếu có căn cứ xác định lỗi và thiệt hại thực tế, doanh nghiệp có thể xem xét yêu cầu người lao động bồi thường theo quy định về trách nhiệm vật chất.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp quy định cứ mỗi lần nhân viên đi muộn sẽ phải nộp 100.000 đồng thì đây là khoản phạt tiền nhằm xử lý vi phạm kỷ luật, không phải bồi thường thiệt hại.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất khoản tiền yêu cầu người lao động thanh toán, tránh sử dụng hình thức bồi thường để che giấu việc phạt tiền trái pháp luật.
4. Công ty phạt tiền người lao động vi phạm nội quy bị xử phạt như thế nào?
Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Theo điểm c khoản 3 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động dùng hình thức phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng.
Mức phạt này là mức áp dụng đối với cá nhân. Theo Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, trường hợp tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.
Như vậy, nếu doanh nghiệp thực hiện hành vi phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động thì có thể bị xử phạt:
Từ 40.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng đối với tổ chức.
Biện pháp khắc phục hậu quả
Không chỉ bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả theo điểm d khoản 4 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.
Cụ thể, doanh nghiệp bị buộc trả lại khoản tiền đã thu hoặc trả đủ tiền lương cho người lao động đối với hành vi vi phạm quy định về phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.
Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp đã thu tiền phạt của người lao động thì không chỉ đối mặt với khoản tiền phạt hành chính mà còn phải hoàn trả số tiền đã thu trái quy định.
5. Người lao động vi phạm nội quy thì doanh nghiệp được xử lý như thế nào?
Việc pháp luật nghiêm cấm phạt tiền không có nghĩa người lao động được quyền tự do vi phạm nội quy mà không phải chịu trách nhiệm.
Khi người lao động có hành vi vi phạm, doanh nghiệp vẫn có quyền xem xét xử lý kỷ luật nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Bộ luật Lao động 2019.
Xử lý bằng hình thức kỷ luật phù hợp
Căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm và nội quy lao động hợp pháp, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các hình thức kỷ luật tại Điều 124 Bộ luật Lao động 2019, gồm:
Doanh nghiệp cần bảo đảm hành vi vi phạm được quy định trong nội quy lao động, hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động có liên quan. Không được tự ý xử lý kỷ luật đối với hành vi không có căn cứ pháp lý.
Tuân thủ nguyên tắc và trình tự xử lý kỷ luật
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, khi xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp cần bảo đảm các nguyên tắc cơ bản:
Ngoài ra, doanh nghiệp phải bảo đảm thời hiệu xử lý kỷ luật theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019 và thực hiện đúng trình tự, thủ tục được hướng dẫn tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Không xử lý kỷ luật trong những thời gian pháp luật cấm
Theo khoản 4 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động trong một số khoảng thời gian nhất định, bao gồm:
Đây là quy định đặc biệt quan trọng đối với trường hợp lao động nữ nghỉ thai sản quay trở lại làm việc.
Nếu người lao động đã hết thời gian nghỉ thai sản nhưng vẫn đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi thì doanh nghiệp không được xử lý kỷ luật lao động trong khoảng thời gian này. Việc người lao động quay trở lại làm việc không làm mất đi sự bảo vệ pháp lý dành cho người lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
Dịch vụ tư vấn xây dựng và rà soát nội quy lao động tại Luật Thiên Thủy
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp xây dựng nội quy lao động theo hướng tăng cường kỷ luật và kiểm soát nhân sự nhưng chưa phân biệt rõ giới hạn pháp luật cho phép. Các quy định về phạt tiền, cắt lương, khấu trừ tiền lương hoặc bồi thường thiệt hại nếu không được xây dựng đúng cách có thể khiến doanh nghiệp phát sinh trách nhiệm pháp lý.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý lao động, hỗ trợ doanh nghiệp:
Kết luận
Pháp luật lao động nghiêm cấm người sử dụng lao động phạt tiền hoặc cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Vì vậy, doanh nghiệp không được yêu cầu người lao động nộp tiền chỉ vì đi làm muộn, nghỉ không phép, không hoàn thành công việc hoặc vi phạm các quy định nội bộ.
Tuy nhiên, trong trường hợp người lao động gây thiệt hại tài sản, doanh nghiệp vẫn có quyền yêu cầu bồi thường nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về trách nhiệm vật chất theo Điều 129 và Điều 130 Bộ luật Lao động 2019.
Do đó, doanh nghiệp cần rà soát nội quy lao động, quy chế nhân sự và cách thức tính lương để bảo đảm không áp dụng hình thức xử phạt trái pháp luật, tránh phát sinh tranh chấp và chi phí không đáng có.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
