Giới thiệu
Nội quy lao động là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập trật tự tại nơi làm việc, quy định trách nhiệm của người lao động và làm căn cứ xem xét xử lý kỷ luật khi có hành vi vi phạm. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có quy mô nhân sự nhỏ, đặc biệt là doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, việc ban hành và đăng ký nội quy lao động có những quy định riêng.
Vậy doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động không? Nếu doanh nghiệp tự nguyện ban hành nội quy bằng văn bản thì có phải đăng ký không? Khi sửa đổi, bổ sung nội quy có phải tham khảo ý kiến người lao động hay tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở?
Bài viết dưới đây của Luật Thiên Thủy sẽ làm rõ các quy định doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động không?
Câu trả lời là KHÔNG. Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Căn cứ khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn có thẩm quyền nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Như vậy, nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động được đặt ra đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc thực hiện thủ tục này.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt hai vấn đề:
Theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Do đó, mặc dù không phải đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp vẫn cần quy định rõ những vấn đề liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong quan hệ lao động với người lao động.
2. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động có được ban hành nội quy lao động bằng văn bản không?
Pháp luật không cấm doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Đây là lựa chọn của doanh nghiệp nhằm thống nhất các quy tắc quản lý nhân sự và tạo thuận lợi trong quá trình điều hành hoạt động.
Theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
Như vậy, doanh nghiệp dưới 10 người lao động có thể lựa chọn một trong hai cách:
Cách 1: Không ban hành nội quy lao động bằng văn bản
Doanh nghiệp không bắt buộc phải xây dựng một văn bản nội quy lao động riêng. Tuy nhiên, các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
Cách 2: Chủ động ban hành nội quy lao động bằng văn bản
Doanh nghiệp có thể xây dựng một văn bản nội quy riêng để quy định cụ thể về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, bảo vệ tài sản, bảo mật thông tin và các vấn đề quản lý nhân sự khác.
Việc ban hành văn bản riêng giúp doanh nghiệp dễ dàng phổ biến quy định chung cho toàn bộ nhân viên, đồng thời thuận tiện hơn khi cần điều chỉnh quy chế quản lý nội bộ.
Tuy nhiên, dù lựa chọn phương án nào, nội dung quy định vẫn phải phù hợp với Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn có liên quan.
3. Nếu doanh nghiệp dưới 10 người lao động tự nguyện ban hành nội quy bằng văn bản thì có phải đăng ký không?
Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, đối tượng bắt buộc đăng ký nội quy lao động là người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên.
Do đó, trường hợp doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động tự nguyện ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động.
Việc doanh nghiệp tự nguyện xây dựng nội quy bằng văn bản không làm phát sinh nghĩa vụ đăng ký nếu vẫn thuộc trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về thời điểm có hiệu lực của nội quy.
Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.
Như vậy, doanh nghiệp cần ghi nhận rõ ngày có hiệu lực trong văn bản ban hành. Không nên để nội quy chỉ có ngày ký mà không xác định thời điểm bắt đầu áp dụng, bởi điều này có thể gây khó khăn khi xác định quy định nội bộ được áp dụng tại thời điểm phát sinh hành vi vi phạm.
Ví dụ:
Công ty A sử dụng 08 người lao động và tự nguyện ban hành nội quy lao động bằng văn bản ngày 01/11/2026. Trong nội quy, công ty quy định văn bản có hiệu lực kể từ ngày 10/11/2026.
Trong trường hợp này, công ty không phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời điểm có hiệu lực được xác định theo nội dung mà công ty đã ghi nhận trong văn bản, tức ngày 10/11/2026.
4. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động có phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động khi ban hành nội quy không?
Mặc dù không bắt buộc đăng ký nội quy lao động, doanh nghiệp dưới 10 người lao động vẫn cần lưu ý quy định về tham khảo ý kiến trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy.
Theo khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019:
Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Quy định này không giới hạn nghĩa vụ tham khảo ý kiến chỉ đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên.
Do đó, nếu doanh nghiệp dưới 10 người lao động có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì vẫn phải thực hiện việc tham khảo ý kiến trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì không phát sinh nghĩa vụ tham khảo ý kiến theo trường hợp này.
Lưu ý: Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở không đồng nhất với toàn thể người lao động hoặc một nhóm nhân viên được doanh nghiệp tự chỉ định. Doanh nghiệp cần xác định đúng tư cách của tổ chức này để thực hiện nghĩa vụ tham khảo ý kiến theo quy định.
5. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động có phải thông báo và niêm yết nội quy lao động không?
Có. Trường hợp doanh nghiệp đã ban hành nội quy lao động thì cần thực hiện nghĩa vụ thông báo và niêm yết theo quy định, kể cả khi không thuộc diện phải đăng ký.
Theo khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Đồng thời, khoản 4 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), thông báo đến toàn bộ người lao động và niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Như vậy, doanh nghiệp dưới 10 người lao động nếu tự nguyện ban hành nội quy bằng văn bản vẫn cần chú ý các nghĩa vụ này.
Doanh nghiệp có thể thực hiện thông báo thông qua các hình thức phù hợp như:
Doanh nghiệp nên lưu giữ tài liệu chứng minh việc đã phổ biến nội quy, chẳng hạn như biên bản họp, danh sách ký nhận hoặc xác nhận đã tiếp nhận nội quy. Đây là cơ sở hữu ích khi phát sinh tranh chấp liên quan đến việc người lao động có được thông báo về quy định nội bộ hay không.
6. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động, do không thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký nên không phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Tuy nhiên, để doanh nghiệp thuận tiện đối chiếu khi quy mô nhân sự tăng lên từ 10 người lao động trở lên, cần nắm rõ thành phần hồ sơ theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019.
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:
Thứ nhất, văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
Đây là văn bản do người sử dụng lao động lập để đề nghị cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và đăng ký nội quy lao động.
Thứ hai, nội quy lao động.
Văn bản nội quy phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Thứ ba, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
Đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, cần chuẩn bị văn bản góp ý theo quy định.
Thứ tư, các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Trường hợp doanh nghiệp đã ban hành các quy chế hoặc văn bản riêng có nội dung liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất thì cần rà soát để gửi kèm hồ sơ theo quy định.
Đối với doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc đăng ký, thời hạn nộp hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động. Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ và nếu phát hiện nội dung trái pháp luật thì thông báo, hướng dẫn sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại theo thời hạn quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
7. Khi doanh nghiệp tăng lên từ 10 người lao động thì có phải đăng ký nội quy lao động không?
Đây là tình huống doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong quá trình mở rộng hoạt động.
Ví dụ, ban đầu công ty chỉ có 06 người lao động nên không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký nội quy. Sau một thời gian, công ty tuyển thêm nhân sự, nâng tổng số người lao động lên 12 người.
Khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên, doanh nghiệp thuộc trường hợp phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền theo Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các công việc sau:
Đối với doanh nghiệp đã có nội quy bằng văn bản từ trước, khi thuộc diện phải đăng ký cần rà soát nội dung, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.
Lưu ý: Doanh nghiệp không nên chờ đến khi phát sinh tranh chấp hoặc có yêu cầu từ cơ quan quản lý mới thực hiện thủ tục. Việc rà soát và hoàn thiện nội quy ngay khi quy mô lao động thay đổi sẽ giúp hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý nhân sự.
8. Doanh nghiệp dưới 10 người lao động không đăng ký nội quy có bị xử phạt không?
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký nội quy lao động. Vì vậy, việc không thực hiện thủ tục đăng ký trong trường hợp này không phải là hành vi vi phạm nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động.
Ngược lại, đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, việc không ban hành nội quy bằng văn bản hoặc không đăng ký nội quy theo quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Theo khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên hoặc không đăng ký nội quy lao động theo quy định có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân.
Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo quy định tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Như vậy, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm tương ứng.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/09/2026 và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng số lượng người lao động thuộc phạm vi sử dụng để thực hiện nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy, tránh nhầm lẫn giữa trường hợp được miễn đăng ký và trường hợp bắt buộc phải đăng ký.
Dịch vụ tư vấn xây dựng và đăng ký nội quy lao động tại Luật Thiên Thủy
Dù doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay lớn, việc xây dựng quy định quản lý nhân sự phù hợp với pháp luật đều có ý nghĩa quan trọng. Đối với doanh nghiệp dưới 10 người lao động, việc không bắt buộc đăng ký nội quy không đồng nghĩa với việc có thể tùy ý áp dụng các quy định về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.
Một số nội dung như phạt tiền người lao động, cắt lương thay xử lý kỷ luật, quy định căn cứ sa thải không đúng pháp luật hoặc yêu cầu bồi thường không có căn cứ có thể khiến doanh nghiệp phát sinh tranh chấp và bị xử lý vi phạm hành chính.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý lao động, hỗ trợ doanh nghiệp:
Kết luận
Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản và không phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Trường hợp tự nguyện ban hành nội quy bằng văn bản, doanh nghiệp cần xác định rõ thời điểm có hiệu lực, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, đồng thời thông báo và niêm yết nội quy theo quy định.
Khi số lượng người lao động tăng lên từ 10 người trở lên, doanh nghiệp phải ban hành nội quy bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký trong thời hạn luật định. Việc chủ động rà soát nghĩa vụ ngay từ khi thay đổi quy mô nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế vi phạm và bảo đảm tuân thủ pháp luật lao động.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
