Giới thiệu
Nội quy lao động là một trong những văn bản quản trị nhân sự quan trọng, giúp doanh nghiệp thiết lập trật tự tại nơi làm việc, quy định trách nhiệm của người lao động và tạo cơ sở để xem xét, xử lý các hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Đặc biệt, khi phát sinh tranh chấp liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất hoặc việc bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, nội quy lao động là một trong những căn cứ cần được xem xét.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy lao động. Một số doanh nghiệp chỉ xây dựng văn bản nội bộ mà chưa thực hiện thủ tục đăng ký; một số khác sử dụng mẫu nội quy có sẵn nhưng chưa điều chỉnh phù hợp với quy định pháp luật và đặc thù hoạt động.
Vậy doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động? Hồ sơ gồm những gì, nộp ở đâu và trong thời hạn bao lâu? Không đăng ký nội quy lao động có thể bị xử phạt như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Thiên Thủy sẽ phân tích những nội dung doanh nghiệp cần biết.
1. Nội quy lao động là gì? Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng?
Theo Điều 117 Bộ luật Lao động 2019, kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.
Có thể hiểu, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm thiết lập các quy tắc mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc. Nội quy thường quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, bảo mật thông tin và các hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
Việc xây dựng nội quy lao động có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp, cụ thể:
Do đó, nội quy lao động không nên chỉ được xây dựng để hoàn thành một thủ tục hành chính mà cần được thiết kế phù hợp với mô hình tổ chức, hoạt động và những rủi ro thực tế của doanh nghiệp.
2. Doanh nghiệp nào bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?
Theo khoản 1 Điều 118 và khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, nghĩa vụ ban hành và đăng ký nội quy lao động được xác định dựa trên số lượng người lao động mà người sử dụng lao động sử dụng.
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên
Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải:
Như vậy, đối với nhóm doanh nghiệp này, việc ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký nội quy là nghĩa vụ bắt buộc.
Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động
Theo Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua hoàn toàn các quy định về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất. Người sử dụng lao động vẫn phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Trường hợp doanh nghiệp dưới 10 người lao động tự nguyện ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì thời điểm có hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định và ghi nhận trong nội quy. Doanh nghiệp không thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
Lưu ý: Khi xác định số lượng người lao động, doanh nghiệp cần rà soát quan hệ lao động thực tế và hồ sơ sử dụng lao động, không nên chỉ căn cứ vào số nhân sự đang có mặt tại một thời điểm hoặc số lượng nhân viên được ghi nhận trong một bảng danh sách nội bộ.
3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động từ ngày 01/07/2025
Một trong những thay đổi doanh nghiệp cần lưu ý là cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Theo Quyết định số 628/QĐ-BNV ngày 20/06/2025 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực lao động, tiền lương, từ ngày 01/07/2025, hồ sơ đăng ký nội quy lao động được nộp tại:
Theo đó, doanh nghiệp không nên tiếp tục áp dụng máy móc hướng dẫn về cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo mô hình tổ chức chính quyền địa phương trước đây.
Xác định nơi nộp hồ sơ như thế nào?
Nguyên tắc xác định địa điểm đăng ký là nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh, không phải mặc nhiên là nơi người lao động đang làm việc.
Đối với doanh nghiệp có trụ sở chính và nhiều chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh tại các địa bàn khác nhau, doanh nghiệp cần lưu ý thêm nghĩa vụ gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về nội vụ tại địa phương nơi đặt chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh theo khoản 4 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
Lưu ý: Cơ quan chuyên môn cấp xã chỉ tiếp nhận hồ sơ khi được cấp tỉnh ủy quyền. Vì vậy, trước khi nộp, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin về cơ quan tiếp nhận và phương thức thực hiện được công bố tại địa phương để tránh nộp sai địa chỉ.
4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những giấy tờ gì?
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm các giấy tờ sau:
Thứ nhất, văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
Đây là văn bản thể hiện đề nghị của người sử dụng lao động về việc đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền.
Thứ hai, nội quy lao động của doanh nghiệp.
Nội quy cần được xây dựng đầy đủ các nội dung chủ yếu theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nội dung phải phù hợp với quy định pháp luật, không được tự đặt ra các hình thức kỷ luật hoặc nghĩa vụ trái pháp luật.
Thứ ba, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức này.
Thứ tư, các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Nếu doanh nghiệp đã ban hành các văn bản riêng có nội dung liên quan đến kỷ luật lao động hoặc trách nhiệm vật chất thì cần rà soát và gửi kèm hồ sơ theo quy định.
Theo thủ tục hành chính được công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV, hồ sơ đăng ký gồm 01 bộ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra tính thống nhất giữa nội quy lao động và các quy chế, quy trình, văn bản nội bộ có liên quan. Trường hợp các văn bản quy định không thống nhất hoặc có nội dung trái pháp luật, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi, bổ sung trước khi hoàn tất thủ tục.
5. Trình tự, thời hạn và cách thức đăng ký nội quy lao động
Theo Điều 119, Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 và thủ tục hành chính được công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV, doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký nội quy lao động theo các bước sau:
Bước 1: Xây dựng và ban hành nội quy lao động
Doanh nghiệp rà soát tình hình sử dụng lao động, cơ cấu tổ chức, đặc thù công việc và các quy định pháp luật có liên quan để xây dựng nội quy lao động.
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có.
Sau khi hoàn tất việc xây dựng và lấy ý kiến theo quy định, người có thẩm quyền của doanh nghiệp thực hiện ban hành nội quy lao động.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm văn bản đề nghị đăng ký, nội quy lao động, văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và các văn bản liên quan đến kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất (nếu có).
Bước 3: Nộp hồ sơ trong thời hạn luật định
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương thức:
Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật, cơ quan tiếp nhận sẽ thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Cần phân biệt rõ: thời hạn 07 ngày làm việc nêu trên là thời hạn cơ quan có thẩm quyền thông báo, hướng dẫn khi phát hiện nội dung trái pháp luật, không nên hiểu đây là thời hạn cấp giấy chứng nhận đăng ký nội quy lao động trong mọi trường hợp.
Bước 5: Theo dõi hiệu lực và phổ biến nội quy lao động
Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm nội quy có hiệu lực, đồng thời thông báo nội quy đến toàn bộ người lao động và niêm yết những nội dung chính tại nơi làm việc.
Một số thông tin cần nhớ:
6. Không đăng ký nội quy lao động có bị xử phạt không?
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên nhưng không thực hiện đăng ký nội quy lao động theo quy định có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Đáng chú ý, từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực và thay thế quy định xử phạt tương ứng tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Theo khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người sử dụng lao động có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi:
Mức phạt nêu trên là mức áp dụng đối với cá nhân. Theo quy định về mức phạt tiền đối với tổ chức tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP, trường hợp tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.
Như vậy, doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động theo quy định có thể bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Ngoài nguy cơ bị xử phạt, việc không xây dựng hoặc đăng ký nội quy đúng quy định còn có thể khiến doanh nghiệp gặp bất lợi khi xử lý kỷ luật người lao động. Nếu nội quy chưa có hiệu lực, nội dung không hợp pháp hoặc thủ tục xử lý kỷ luật không bảo đảm, quyết định xử lý của doanh nghiệp có thể bị tranh chấp và bị xác định là trái pháp luật.
Dịch vụ tư vấn xây dựng và đăng ký nội quy lao động tại Luật Thiên Thủy
Xây dựng nội quy lao động không chỉ là việc tập hợp các quy định về giờ làm việc, nghỉ ngơi và kỷ luật nhân sự. Một bản nội quy phù hợp cần phản ánh đúng đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời bảo đảm các quy định về quản lý, xử lý vi phạm và trách nhiệm vật chất không trái pháp luật.
Nếu nội quy được xây dựng sơ sài, thiếu nội dung hoặc có điều khoản không hợp pháp, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi áp dụng, đặc biệt trong quá trình xử lý kỷ luật và giải quyết tranh chấp lao động.
Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý doanh nghiệp, Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ hỗ trợ xây dựng và đăng ký nội quy lao động, bao gồm:
Kết luận
Đăng ký nội quy lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Doanh nghiệp cần chú ý thời hạn nộp hồ sơ 10 ngày kể từ ngày ban hành, xác định đúng cơ quan tiếp nhận theo Quyết định 628/QĐ-BNV và bảo đảm nội dung nội quy phù hợp với Bộ luật Lao động 2019 cùng các văn bản hướng dẫn.
Đặc biệt, từ ngày 10/09/2026, doanh nghiệp cần cập nhật quy định xử phạt tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP để chủ động tuân thủ, tránh nguy cơ bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động.
Một bản nội quy lao động được xây dựng đầy đủ, đúng pháp luật, đăng ký đúng thời hạn và phổ biến đến người lao động sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, đồng thời hạn chế những tranh chấp không đáng có trong quá trình hoạt động.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
