Giới thiệu
Nội quy lao động là một trong những văn bản quan trọng trong hệ thống quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Thông qua nội quy, người sử dụng lao động có thể quy định cụ thể về thời giờ làm việc, trật tự tại nơi làm việc, an toàn lao động, bảo vệ tài sản, hành vi vi phạm kỷ luật và trách nhiệm vật chất của người lao động.
Tuy nhiên, để nội quy lao động có thể được áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần xây dựng nội dung phù hợp mà còn phải xác định đúng trường hợp có nghĩa vụ đăng ký, thực hiện đúng trình tự ban hành và đăng ký, đồng thời phổ biến nội quy đến người lao động.
Vậy nội quy lao động là gì? Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động? Hồ sơ đăng ký gồm những gì và quy trình thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Thiên Thủy sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ các vấn đề này.
1. Nội quy lao động là gì?
Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có quyền ban hành nội quy lao động để thiết lập trật tự và kỷ luật tại nơi làm việc.
Có thể hiểu, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm quy định các quy tắc, yêu cầu về trật tự, kỷ luật, trách nhiệm và cách thức thực hiện công việc mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Nội quy lao động có ý nghĩa quan trọng ở cả hai phương diện.
Đối với doanh nghiệp, đây là công cụ để tổ chức hoạt động, phân định trách nhiệm và quản lý người lao động.
Đối với người lao động, nội quy giúp xác định rõ những quyền, nghĩa vụ và chuẩn mực phải tuân thủ trong môi trường làm việc.
Đặc biệt, đối với các hành vi vi phạm kỷ luật, nội quy lao động là một trong những căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xem xét việc xử lý theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, nội quy lao động là văn bản quản lý nội bộ nên không được phép quy định trái với Bộ luật Lao động và các quy định pháp luật có liên quan. Doanh nghiệp không thể dựa vào nội quy để áp dụng những hình thức xử lý mà pháp luật không cho phép.
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải ban hành nội quy lao động không?
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm ban hành nội quy lao động.
Trong đó, trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải được ban hành bằng văn bản.
Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không đặt ra nghĩa vụ đăng ký nội quy lao động như trường hợp từ 10 người trở lên. Tuy nhiên, người sử dụng lao động vẫn phải tuân thủ các quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và các nghĩa vụ liên quan.
Nếu người sử dụng lao động dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực của nội quy được xác định theo quy định pháp luật.
Do đó, doanh nghiệp nhỏ cũng nên cân nhắc xây dựng các quy định quản lý lao động rõ ràng ngay từ đầu để hạn chế tranh chấp và giúp quá trình quản lý nhân sự thuận lợi hơn.
Nội dung bắt buộc của nội quy lao động
Một nội quy lao động hợp pháp không chỉ cần có tên văn bản và chữ ký của người có thẩm quyền mà còn phải bảo đảm các nội dung chủ yếu theo pháp luật.
Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động phải có các nhóm nội dung chủ yếu sau:
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Doanh nghiệp cần quy định cụ thể về:
Trật tự tại nơi làm việc
Nội quy cần xác định các quy tắc liên quan đến:
Tùy tính chất hoạt động, doanh nghiệp có thể quy định thêm những yêu cầu về tác phong, sử dụng khu vực làm việc hoặc tiếp khách tại nơi làm việc.
An toàn, vệ sinh lao động
Nội quy cần thể hiện trách nhiệm của người lao động trong việc:
Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc
Doanh nghiệp cần có quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục phù hợp với pháp luật.
Đây là nội dung ngày càng quan trọng trong hệ thống quản trị nhân sự, đặc biệt đối với doanh nghiệp có quy mô lao động lớn.
Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và sở hữu trí tuệ
Nội quy có thể xác định:
Đây cũng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp quản lý việc sử dụng máy tính, tài khoản, dữ liệu, tài liệu và các tài sản khác trong quá trình làm việc.
Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác
Nội quy cần quy định các trường hợp doanh nghiệp được tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.
Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý
Đây là một trong những nội dung cần được xây dựng đặc biệt rõ ràng.
Doanh nghiệp cần xác định cụ thể:
Doanh nghiệp không nên sử dụng những quy định quá chung chung như “vi phạm nội quy sẽ bị xử lý nghiêm” mà không xác định rõ hành vi và hình thức xử lý.
Trách nhiệm vật chất
Nội quy cần quy định các trường hợp người lao động phải chịu trách nhiệm vật chất theo quy định pháp luật, chẳng hạn trường hợp làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản của doanh nghiệp.
Mức bồi thường và trách nhiệm của người lao động phải được xây dựng phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động, không được tùy tiện đặt ra mức trách nhiệm vượt quá giới hạn pháp luật cho phép.
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật
Nội quy cần xác định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động theo quy định pháp luật và cơ cấu quản lý thực tế của doanh nghiệp.
Đây là nội dung thường bị bỏ sót nhưng có thể ảnh hưởng đến tính hợp pháp của quyết định xử lý kỷ luật.
3. Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động.
Như vậy, doanh nghiệp cần phân biệt:
Từ 10 người lao động trở lên:
Phải ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.
Dưới 10 người lao động:
Không thuộc trường hợp bắt buộc đăng ký nội quy lao động theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019.
Đối với doanh nghiệp đang có dưới 10 lao động nhưng dự kiến tuyển dụng thêm, nên chủ động chuẩn bị nội quy trước khi đạt ngưỡng 10 lao động để tránh bị động trong quá trình thực hiện.
Khi nào phải đăng ký nội quy lao động?
Sau khi ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đăng ký cần thực hiện thủ tục trong thời hạn luật định.
Theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Đây là thời hạn doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Doanh nghiệp không nên hiểu rằng có thể ban hành nội quy và áp dụng trong thời gian dài rồi mới đăng ký. Việc chậm đăng ký có thể dẫn đến rủi ro xử phạt và ảnh hưởng đến việc áp dụng nội quy trong thực tế.
4. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm các tài liệu chủ yếu:
Doanh nghiệp nên kiểm tra thành phần hồ sơ theo thủ tục hành chính đang được áp dụng tại thời điểm nộp để bảo đảm hồ sơ đầy đủ.
Quy trình đăng ký nội quy lao động mới nhất
Doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình đăng ký nội quy lao động theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Rà soát và xây dựng nội quy
Doanh nghiệp xác định các nội dung cần quản lý và xây dựng dự thảo nội quy phù hợp với:
Đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các quy định về xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất để tránh đưa vào nội quy những nội dung trái pháp luật.
Bước 2: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Doanh nghiệp nên lưu lại tài liệu thể hiện quá trình tham khảo ý kiến để làm căn cứ chứng minh việc tuân thủ thủ tục khi cần thiết.
Bước 3: Ban hành nội quy lao động
Sau khi hoàn thiện nội dung và thực hiện việc tham khảo ý kiến theo quy định, người có thẩm quyền của doanh nghiệp ban hành nội quy lao động.
Nội quy cần được ký, đóng dấu nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu và xác định rõ ngày ban hành, ngày dự kiến có hiệu lực.
Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 và thủ tục hành chính hiện hành.
Cần kiểm tra tính thống nhất giữa nội quy, văn bản đề nghị và các tài liệu liên quan trước khi nộp.
Bước 5: Nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền.
Việc nộp hồ sơ có thể được thực hiện theo phương thức được cơ quan có thẩm quyền công bố, bao gồm trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến nếu thủ tục được cung cấp trực tuyến.
Bước 6: Theo dõi và xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ.
Nếu nội quy có nội dung trái pháp luật, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung theo quy định.
Doanh nghiệp cần theo dõi quá trình xử lý và kịp thời hoàn thiện hồ sơ nếu có yêu cầu.
Bước 7: Phổ biến và niêm yết nội quy
Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp phải bảo đảm người lao động được biết và tiếp cận nội quy.
Nội dung chính của nội quy phải được niêm yết tại những nơi cần thiết tại nơi làm việc theo quy định.
Đây là bước quan trọng bởi một nội quy dù được ban hành và đăng ký nhưng nếu doanh nghiệp không phổ biến cho người lao động thì vẫn có thể phát sinh tranh chấp về việc người lao động có biết và có nghĩa vụ tuân thủ hay không.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp về nội quy lao động, bao gồm:
Doanh nghiệp có thể liên hệ Luật Thiên Thủy để được tư vấn và rà soát nội quy phù hợp với quy mô lao động, ngành nghề và cơ cấu quản lý thực tế.
Kết luận
Nội quy lao động là một trong những văn bản quan trọng nhất trong hệ thống quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Nội quy không chỉ giúp thiết lập trật tự tại nơi làm việc mà còn là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp quản lý người lao động và xử lý các vi phạm kỷ luật theo đúng quy định.
Đối với người sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên, việc ban hành nội quy bằng văn bản và đăng ký nội quy lao động là nghĩa vụ cần được thực hiện đúng quy định. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành, thành phần hồ sơ, việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động, thời điểm nội quy có hiệu lực và nghĩa vụ phổ biến, niêm yết nội quy tại nơi làm việc.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cũng nên định kỳ rà soát nội quy để bảo đảm các quy định về kỷ luật, trách nhiệm vật chất, thời giờ làm việc, bảo mật thông tin và quản lý người lao động luôn phù hợp với pháp luật hiện hành.
Nếu doanh nghiệp đang cần soạn thảo, rà soát hoặc đăng ký nội quy lao động, Luật Thiên Thủy có thể hỗ trợ từ khâu đánh giá quy mô lao động, xây dựng nội dung, hoàn thiện hồ sơ đến thực hiện thủ tục đăng ký, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình quản lý lao động.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
