Khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp online theo hình thức ủy quyền, người ủy quyền và người được ủy quyền có thể phải thực hiện xác thực điện tử trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng nhằm xác nhận việc ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
Vậy xác thực điện tử đăng ký doanh nghiệp online khi ủy quyền thực hiện như thế nào? Người ủy quyền xác nhận ở đâu? Nếu người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử thì xử lý ra sao?
Luật Thiên Thủy hướng dẫn chi tiết quy trình xác thực điện tử khi ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online để doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện.
1. Xác thực điện tử khi ủy quyền đăng ký doanh nghiệp là gì?
Khi doanh nghiệp thực hiện một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông qua người được ủy quyền, hệ thống yêu cầu xác nhận mối quan hệ giữa người ủy quyền và người được ủy quyền.
Theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, người ủy quyền và người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền.
Đối với một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp, hai bên phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp.
Việc xác thực này được thực hiện thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp và tài khoản định danh điện tử theo quy định.
2. Những trường hợp nào phải xác thực điện tử khi ủy quyền?
Không phải mọi thủ tục đăng ký doanh nghiệp online đều được đề cập giống nhau về yêu cầu xác thực điện tử.
Theo quy định được dẫn chiếu tại khoản 5 Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc xác thực điện tử khi ủy quyền được áp dụng khi thực hiện các thủ tục như:
Trong các trường hợp này, nếu hồ sơ được thực hiện thông qua người được ủy quyền thì cần lưu ý yêu cầu xác thực điện tử của người ủy quyền và người được ủy quyền.
3. Hướng dẫn xác thực điện tử đăng ký doanh nghiệp online khi ủy quyền
Quy trình xác thực có thể được thực hiện theo các bước sau.
Bước 1: Chọn vai trò “Người được ủy quyền”
Khi bắt đầu thực hiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống, tại phần thông tin về người nộp hồ sơ, người thực hiện thủ tục lựa chọn vai trò:
“Người được ủy quyền”.
Sau đó, hệ thống yêu cầu nhập thông tin của người có thẩm quyền ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Nhập thông tin người có thẩm quyền ký hồ sơ
Người được ủy quyền nhập đầy đủ thông tin của người ủy quyền, tức người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương ứng trong hồ sơ.
Sau khi kiểm tra thông tin, chọn “Lưu”.
Bước 3: Đối chiếu thông tin với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư
Tiếp theo, người thực hiện hồ sơ chọn:
“Đối chiếu với CSDLQG về dân cư”.
Hệ thống sẽ thực hiện việc đối chiếu thông tin của người có thẩm quyền với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Do đó, thông tin của người ủy quyền cần được kê khai chính xác, thống nhất với thông tin định danh.
Bước 4: Gửi yêu cầu xác thực ủy quyền
Sau khi thông tin được đối chiếu, người được ủy quyền chọn:
“Gửi yêu cầu xác thực ủy quyền”.
Yêu cầu xác thực sẽ được chuyển đến người ủy quyền để thực hiện xác nhận.
.png)
4. Người ủy quyền xác thực trên VNeID như thế nào?
Sau khi người được ủy quyền gửi yêu cầu xác thực, người ủy quyền thực hiện xác nhận trên ứng dụng VNeID.
Quy trình cơ bản gồm:
Bước 1: Đăng nhập VNeID
Người ủy quyền đăng nhập vào ứng dụng VNeID.
Tại ứng dụng, người ủy quyền lựa chọn thủ tục hành chính tương ứng và thực hiện xác nhận thủ tục.
Bước 2: Kiểm tra nội dung yêu cầu
Hệ thống hiển thị thông tin liên quan đến yêu cầu xác thực ủy quyền.
Người ủy quyền kiểm tra lại nội dung trước khi xác nhận.
Nếu thông tin chính xác và đúng với việc ủy quyền thực tế, chọn:
“Đồng ý”.
Bước 3: Xác nhận đã đọc nội dung
Người ủy quyền lựa chọn:
“Tôi đã đọc toàn bộ nội dung yêu cầu xác nhận”.
Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, tiếp tục thực hiện bước xác nhận.
Bước 4: Xác nhận ủy quyền
Người ủy quyền chọn:
“Xác nhận”.
Khi việc xác thực được thực hiện thành công, thông tin xác nhận sẽ được cập nhật trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
.png)
5. Sau khi người ủy quyền xác nhận thì người nộp hồ sơ làm gì?
Sau khi người ủy quyền hoàn tất xác nhận trên VNeID, người được ủy quyền quay lại hệ thống đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra trạng thái xác thực.
Nếu xác thực thành công, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái:
“Đã xác thực”.
Khi đó, người được ủy quyền tiếp tục các bước còn lại để nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online trên hệ thống.
Như vậy, việc hoàn tất xác thực điện tử là một bước trong quy trình nộp hồ sơ, không đồng nghĩa với việc hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp vẫn cần hoàn thành việc nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý theo quy định.
6. Người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử thì sao?
Đây là trường hợp doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Nếu người ủy quyền chưa được cấp tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử, hệ thống có thể thông báo rằng:
“Người ủy quyền chưa được cấp tài khoản VNeID”.
Trong trường hợp này, người được ủy quyền không thể hoàn tất bước xác thực điện tử theo phương thức thông thường trên VNeID.
Theo quy định, nếu chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người ủy quyền.
Giấy tờ có thể bao gồm:
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng định danh điện tử của người ủy quyền trước khi tiến hành hồ sơ online để lựa chọn cách chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
Dịch vụ thành lập doanh nghiệp và đăng ký doanh nghiệp online tại Luật Thiên Thủy
Việc đăng ký doanh nghiệp online theo hình thức ủy quyền có thêm bước xác thực điện tử giữa người ủy quyền và người được ủy quyền. Nếu thông tin kê khai hoặc thao tác trên hệ thống không chính xác, hồ sơ có thể phải thực hiện lại hoặc bổ sung.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp và hỗ trợ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp online, bao gồm:
Trường hợp doanh nghiệp đã chuẩn bị hồ sơ nhưng gặp vướng mắc ở bước xác thực ủy quyền, đối chiếu Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc xác nhận trên VNeID, Luật Thiên Thủy có thể hỗ trợ kiểm tra và hướng dẫn từng bước.
Kết luận
Khi ủy quyền thực hiện một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp online, doanh nghiệp cần lưu ý bước xác thực điện tử giữa người ủy quyền và người được ủy quyền. Người được ủy quyền thực hiện việc gửi yêu cầu xác thực trên hệ thống, trong khi người ủy quyền thực hiện xác nhận trên VNeID. Nếu người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ cần được chuẩn bị thêm giấy tờ chứng thực cá nhân theo quy định.
Chuẩn bị đúng thông tin ngay từ đầu sẽ giúp quá trình đăng ký doanh nghiệp online và xác thực ủy quyền thuận lợi hơn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
