Từ ngày 23/7/2026, quy trình đăng ký doanh nghiệp có thêm một yêu cầu mà doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp và người được ủy quyền cần đặc biệt lưu ý: xác thực điện tử.
Quy định này được bổ sung tại Nghị định 296/2026/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Việc bổ sung cơ chế xác thực điện tử hướng đến việc xác định chính xác chủ thể thực hiện thủ tục, đặc biệt đối với các thủ tục có liên quan trực tiếp đến việc thành lập doanh nghiệp, thay đổi người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên hoặc một số thông tin về cổ đông.
Vậy những thủ tục nào phải xác thực điện tử từ ngày 23/7/2026? Ai phải xác thực? Nếu hệ thống gặp sự cố thì xử lý như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ?
1. Xác thực điện tử khi đăng ký doanh nghiệp là gì?
Có thể hiểu đơn giản, xác thực điện tử là cơ chế giúp kiểm tra và xác nhận danh tính, thông tin của chủ thể có liên quan đến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên môi trường điện tử.
Điểm đáng chú ý là cơ chế này không chỉ liên quan đến người trực tiếp nộp hồ sơ.
Trong trường hợp thủ tục được thực hiện thông qua ủy quyền, thông tin của người ủy quyền và người được ủy quyền đều có thể được xác định, đối chiếu và xác thực theo quy định.
Điều này làm thay đổi cách doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ khi thực hiện một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
Trước đây, doanh nghiệp thường tập trung vào việc chuẩn bị đúng biểu mẫu, giấy tờ pháp lý và hồ sơ ủy quyền. Từ ngày 23/7/2026, bên cạnh các tài liệu này, doanh nghiệp cần quan tâm thêm đến tình trạng xác thực điện tử của các chủ thể có liên quan.
2. Những thủ tục phải thực hiện xác thực điện tử từ ngày 23/7/2026
Theo quy định mới, xác thực điện tử được áp dụng đối với một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp quan trọng.
Các thủ tục đáng chú ý gồm:
Như vậy, xác thực điện tử không áp dụng cho mọi thủ tục đăng ký doanh nghiệp, mà tập trung vào những thủ tục làm thay đổi chủ thể sở hữu, quản lý hoặc thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
Đặc biệt, hai thủ tục được doanh nghiệp thực hiện khá phổ biến là thành lập doanh nghiệp và thay đổi người đại diện theo pháp luật đều nằm trong nhóm cần lưu ý từ ngày 23/7/2026.
3. Thành lập công ty từ 23/7/2026 cần lưu ý gì về xác thực điện tử?
Khi thực hiện thành lập doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị không chỉ hồ sơ đăng ký mà còn thông tin phục vụ việc xác thực theo quy định.
Nếu hồ sơ được thực hiện trực tiếp bởi người có thẩm quyền, việc xác thực được thực hiện theo cơ chế của hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
Nếu hồ sơ được thực hiện thông qua người được ủy quyền, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin của cả hai bên.
Đặc biệt, cần bảo đảm:
Doanh nghiệp không nên xem xác thực điện tử là một bước kỹ thuật hoàn toàn tách biệt với hồ sơ pháp lý. Nếu thông tin xác thực không thống nhất với hồ sơ đăng ký, quá trình xử lý có thể phát sinh yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung.
4. Thay đổi người đại diện theo pháp luật có phải xác thực điện tử không?
Có.
Đây là một trong những thủ tục được quy định phải thực hiện xác thực điện tử từ ngày 23/7/2026.
Khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện theo pháp luật, hồ sơ thường liên quan đến người đại diện cũ, người đại diện mới và chủ thể có thẩm quyền quyết định việc thay đổi.
Do đó, trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất giữa:
Việc chuẩn bị trước các thông tin này sẽ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ đã hoàn thiện về mặt giấy tờ nhưng gặp vướng mắc ở bước xác thực điện tử.
5. Người ủy quyền không xác nhận việc ủy quyền thì sao?
Một tình huống cần đặc biệt lưu ý là người được xác định là người ủy quyền nhưng không xác nhận việc ủy quyền, hoặc xác nhận rằng mình không thực hiện việc ủy quyền.
Trong trường hợp này, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu doanh nghiệp thực hiện việc báo cáo, giải trình theo quy định.
Đây là cơ chế nhằm xử lý những trường hợp có dấu hiệu không thống nhất giữa người đứng tên trong hồ sơ và người thực tế thực hiện thủ tục.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp thuê đơn vị dịch vụ thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, cần bảo đảm:
Luật Thiên Thủy hỗ trợ thành lập và thay đổi doanh nghiệp
Việc bổ sung cơ chế xác thực điện tử khiến quá trình đăng ký doanh nghiệp không chỉ yêu cầu chuẩn bị đúng hồ sơ mà còn cần kiểm tra thông tin của người ủy quyền, người được ủy quyền và các chủ thể liên quan.
Luật Theien Thủy hỗ trợ doanh nghiệp trong các thủ tục:
Kết luận
Từ 23/7/2026, xác thực điện tử là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp, trong đó có thành lập doanh nghiệp và thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị đồng thời hồ sơ pháp lý và thông tin xác thực của các chủ thể có liên quan. Trường hợp thực hiện thông qua ủy quyền, cần đặc biệt bảo đảm việc ủy quyền là thực tế, hợp pháp và thông tin giữa người ủy quyền, người được ủy quyền với hồ sơ đăng ký là thống nhất.
Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu thành lập công ty, thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, việc rà soát hồ sơ và thông tin xác thực trước khi nộp sẽ giúp hạn chế phát sinh trong quá trình xử lý.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
