Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ trụ sở chính do mở rộng quy mô, chuyển văn phòng, thay đổi nhu cầu kinh doanh hoặc muốn lựa chọn địa điểm phù hợp hơn.
Tuy nhiên, thay đổi địa chỉ công ty không chỉ là chuyển sang địa điểm mới. Doanh nghiệp còn phải cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp và, tùy trường hợp, thực hiện thủ tục với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cũng cần rà soát hóa đơn điện tử, ngân hàng, bảo hiểm, hợp đồng và các giấy phép có liên quan.
Vậy thay đổi địa chỉ công ty thế nào, hồ sơ gồm những gì và trường hợp nào phải làm thủ tục với cơ quan thuế trước? Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết.
1. Thay đổi địa chỉ công ty là gì?
Thay đổi địa chỉ công ty là việc doanh nghiệp đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ trụ sở chính đã đăng ký trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Theo quy định hiện hành, khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.
Việc chuyển trụ sở không làm thay đổi tư cách pháp lý, mã số doanh nghiệp hoặc các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiếp tục kế thừa các quyền, nghĩa vụ đã phát sinh trước thời điểm thay đổi địa chỉ.
Có những trường hợp thay đổi địa chỉ nào?
Về thực tế, có thể chia thành một số trường hợp:
Việc xác định đúng trường hợp ngay từ đầu rất quan trọng vì trình tự xử lý thuế có thể khác nhau.
2. Địa chỉ trụ sở mới của công ty cần đáp ứng điều kiện gì?
Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam và phải được xác định theo địa giới hành chính, số nhà, tên đường hoặc các thông tin tương ứng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra tính hợp pháp của địa điểm trước khi ký hợp đồng thuê và nộp hồ sơ thay đổi.
Đặc biệt, cần lưu ý:
Có được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư không?
Không nên hiểu rằng mọi địa chỉ trong tòa nhà chung cư đều được sử dụng làm trụ sở.
Doanh nghiệp cần phân biệt căn hộ có chức năng để ở với phần diện tích thương mại, dịch vụ, văn phòng trong công trình hỗn hợp. Việc sử dụng địa điểm phải phù hợp với công năng được phép sử dụng và quy định pháp luật về nhà ở, xây dựng.
Vì vậy, trước khi thuê, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ pháp lý và công năng của địa điểm thay vì chỉ căn cứ vào việc địa chỉ có thể khai báo trên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
3. Thay đổi địa chỉ công ty có phải làm thủ tục với cơ quan thuế không?
Đây là vấn đề cần kiểm tra trước khi nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ.
Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Như vậy, không nên áp dụng máy móc cách hiểu rằng cứ chuyển sang quận, huyện hoặc tỉnh khác là đều phải thực hiện một thủ tục thuế giống nhau. Cần xác định cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp theo địa chỉ mới và quy định quản lý thuế tại thời điểm thực hiện.
Trường hợp không thay đổi cơ quan thuế quản lý
Nếu việc chuyển trụ sở không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
Trường hợp thay đổi cơ quan thuế quản lý
Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế trước. Sau khi hoàn thành phần việc liên quan đến thuế, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
Điểm này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, còn nghĩa vụ thuế hoặc có các vấn đề đang được cơ quan thuế quản lý, bởi việc chuyển địa chỉ không đồng nghĩa với việc các nghĩa vụ thuế trước đó tự động chấm dứt.
4. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty gồm những gì?
Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính gồm các giấy tờ cơ bản sau:
Đối với công ty TNHH một thành viên
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên
Đối với công ty cổ phần
Đối với công ty hợp danh
Hồ sơ có thể được nộp theo phương thức được pháp luật về đăng ký doanh nghiệp cho phép. Doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu hiện hành tại thời điểm nộp hồ sơ, đặc biệt sau khi Bộ Tài chính ban hành các văn bản cập nhật biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp trong năm 2026.
5. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty năm 2026
Quy trình có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra địa chỉ mới
Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra:
Bước 2: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp phải chuyển cơ quan thuế
Nếu việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp thực hiện thủ tục liên quan đến chuyển địa điểm theo quy định pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi
Doanh nghiệp chuẩn bị Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và nghị quyết hoặc quyết định tương ứng với loại hình doanh nghiệp.
Bước 4: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh
Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới.
Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo phương thức đăng ký doanh nghiệp được áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ.
Bước 5: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Theo quy định, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới; nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp được thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Trường hợp việc thay đổi địa chỉ làm phát sinh quy trình phối hợp với cơ quan thuế, thời gian thực tế có thể phụ thuộc vào việc hoàn thành thủ tục thuế liên quan.
Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Luật Thiên Thủy
Thay đổi địa chỉ công ty tưởng như là một thủ tục đơn giản nhưng thực tế có thể liên quan đồng thời đến đăng ký doanh nghiệp, cơ quan thuế, hóa đơn điện tử, bảo hiểm, ngân hàng và giấy phép chuyên ngành.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp chuyển trụ sở sang địa bàn khác hoặc là công ty có vốn đầu tư nước ngoài, việc xác định đúng trình tự trước khi nộp hồ sơ sẽ giúp hạn chế việc phải sửa hồ sơ hoặc thực hiện lại thủ tục.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty theo hướng hỗ trợ doanh nghiệp từ bước kiểm tra địa chỉ mới đến hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi.
Dịch vụ có thể hỗ trợ:
Nếu doanh nghiệp đang có kế hoạch chuyển trụ sở, nên kiểm tra trước địa chỉ mới, cơ quan thuế quản lý và các giấy phép liên quan để lựa chọn đúng quy trình ngay từ đầu.
Kết luận
Thay đổi địa chỉ công ty hiện được thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp, trong đó điểm cần lưu ý nhất là trường hợp việc chuyển trụ sở làm thay đổi cơ quan thuế quản lý. Khi đó, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục liên quan với cơ quan thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cũng cần rà soát các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử, ngân hàng, bảo hiểm, hợp đồng, giấy phép chuyên ngành và hồ sơ đầu tư nếu là công ty FDI.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
