Trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần, Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ban kiểm soát có vai trò quan trọng trong việc quản trị, giám sát và bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp. Việc lựa chọn thành viên HĐQT và Kiểm soát viên không chỉ liên quan đến cơ cấu nhân sự mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản trị của công ty.
Theo Luật Doanh nghiệp, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT và Kiểm soát viên. Đặc biệt, việc bầu thành viên HĐQT và Ban kiểm soát có cơ chế bầu dồn phiếu, khác với cách biểu quyết thông thường đối với nhiều nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Vậy ai có quyền bầu thành viên HĐQT, Ban kiểm soát? Bầu dồn phiếu được thực hiện như thế nào? Bao nhiêu phiếu thì được trúng cử? Việc bầu HĐQT có cần đạt 51% hoặc 65% hay không? Bài viết dưới đây của Luật Thiên Thủy sẽ phân tích cụ thể các vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Ai có thẩm quyền bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần.
Một trong những quyền quan trọng của Đại hội đồng cổ đông là:
Như vậy, về nguyên tắc, Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc một cá nhân cổ đông không có thẩm quyền tự mình quyết định việc bầu thành viên HĐQT hoặc Kiểm soát viên.
Hội đồng quản trị cũng không thể tự thay thế thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông để bầu thành viên HĐQT mới, trừ các trường hợp pháp luật có cơ chế xử lý riêng đối với việc thay thế, bổ sung thành viên HĐQT trong nhiệm kỳ.
Do đó, khi công ty cổ phần cần thay đổi hoặc bổ sung nhân sự HĐQT, Kiểm soát viên, doanh nghiệp cần xác định đúng thẩm quyền và thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và quy chế nội bộ có liên quan.
2. Công ty cổ phần có bắt buộc phải có Ban kiểm soát không?
Đây cũng là vấn đề cần xác định trước khi thực hiện thủ tục bầu Kiểm soát viên.
Theo cơ cấu quản trị công ty cổ phần, doanh nghiệp có thể tổ chức theo một trong các mô hình quản trị theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Trường hợp công ty cổ phần tổ chức theo mô hình có Ban kiểm soát, công ty phải bảo đảm cơ cấu và số lượng Kiểm soát viên theo quy định.
Trong khi đó, đối với mô hình công ty cổ phần có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị, công ty không tổ chức Ban kiểm soát theo mô hình tương ứng.
Vì vậy, trước khi tiến hành bầu Ban kiểm soát, doanh nghiệp cần kiểm tra:
Việc xác định đúng mô hình quản trị giúp tránh trường hợp công ty tổ chức bầu Kiểm soát viên trong khi cơ cấu tổ chức của công ty không áp dụng Ban kiểm soát.
3. Bầu thành viên HĐQT và Ban kiểm soát được thực hiện như thế nào?
Khi tổ chức bầu thành viên HĐQT hoặc Kiểm soát viên, công ty cần chuẩn bị danh sách ứng viên và thực hiện theo quy trình được pháp luật, Điều lệ công ty và quy chế bầu cử quy định.
Một trong những nội dung quan trọng nhất là phương thức bầu dồn phiếu.
Theo Luật Doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, việc bầu thành viên HĐQT và Kiểm soát viên được thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu.
Đây là cơ chế cho phép cổ đông tập trung quyền biểu quyết của mình vào một hoặc một số ứng viên nhất định.
Bầu dồn phiếu là gì?
Có thể hiểu đơn giản, khi công ty cần bầu nhiều thành viên HĐQT hoặc Kiểm soát viên, số phiếu mà mỗi cổ đông được sử dụng sẽ được tính dựa trên số cổ phần có quyền biểu quyết mà cổ đông đó sở hữu hoặc đại diện và số lượng thành viên cần bầu.
Công thức cơ bản:
Tổng số phiếu bầu của cổ đông = Số cổ phần có quyền biểu quyết × Số thành viên cần bầu
Ví dụ, công ty cần bầu 05 thành viên HĐQT.
Một cổ đông sở hữu 10.000 cổ phần có quyền biểu quyết.
Tổng số phiếu bầu của cổ đông này sẽ là:
10.000 × 5 = 50.000 phiếu
Cổ đông có thể sử dụng 50.000 phiếu này để phân bổ cho các ứng viên theo lựa chọn của mình.
Cổ đông có thể phân bổ phiếu như thế nào?
Với 50.000 phiếu, cổ đông có thể:
Điểm quan trọng của phương thức này là cổ đông không bắt buộc phải chia đều số phiếu cho tất cả ứng viên.
Cơ chế bầu dồn phiếu cho phép cổ đông tập trung quyền biểu quyết vào ứng viên mà mình lựa chọn, qua đó tạo ra sự khác biệt đáng kể so với phương thức biểu quyết thông thường.
Cách xác định người trúng cử thành viên HĐQT, Kiểm soát viên
Sau khi các cổ đông thực hiện việc bỏ phiếu, công ty tiến hành kiểm phiếu và xác định số phiếu mà từng ứng viên nhận được.
Về nguyên tắc, các ứng viên được sắp xếp theo số phiếu bầu từ cao xuống thấp.
Những người có số phiếu cao hơn sẽ được lựa chọn cho đến khi đủ số lượng thành viên cần bầu.
Ví dụ, công ty cần bầu 03 thành viên HĐQT và có 05 ứng viên:
Theo nguyên tắc xếp hạng số phiếu, A, B và C là ba ứng viên có số phiếu cao nhất và được lựa chọn vào HĐQT, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định và quy chế bầu cử của công ty.
4. Quy trình bầu thành viên HĐQT, Ban kiểm soát tại Đại hội đồng cổ đông
Trên thực tế, công ty có thể triển khai việc bầu theo trình tự cơ bản sau:
Bước 1: Xác định số lượng thành viên cần bầu
Công ty xác định số lượng thành viên HĐQT, Kiểm soát viên cần bầu hoặc bổ sung căn cứ vào Điều lệ, cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế.
Bước 2: Lập danh sách ứng viên
Danh sách ứng viên được lập theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quy chế đề cử, ứng cử.
Bước 3: Kiểm tra điều kiện ứng viên
Doanh nghiệp kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện và các trường hợp không được đảm nhiệm chức vụ.
Bước 4: Thông qua quy chế bầu cử
Quy chế cần xác định rõ:
Bước 5: Tiến hành bầu
Cổ đông có quyền biểu quyết thực hiện bỏ phiếu theo phương thức được công ty áp dụng.
Nếu Điều lệ không quy định khác thì thực hiện bầu dồn phiếu theo Luật Doanh nghiệp.
Bước 6: Kiểm phiếu và công bố kết quả
Ban kiểm phiếu thực hiện kiểm đếm, lập biên bản kiểm phiếu và xác định kết quả theo quy chế bầu cử.
Bước 7: Ghi nhận kết quả vào hồ sơ Đại hội đồng cổ đông
Kết quả bầu được ghi nhận trong biên bản họp và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông cùng các tài liệu có liên quan.
Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ để làm căn cứ chứng minh tính hợp lệ của quá trình bầu cử khi cần thiết.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ thành lập công ty, dịch vụ thành lập doanh nghiệp và tư vấn pháp lý doanh nghiệp, hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức và quản trị công ty cổ phần.
Các nội dung Luật Thiên Thủy có thể hỗ trợ gồm:
Câu hỏi thường gặp về bầu HĐQT và Ban kiểm soát
Ai có quyền bầu thành viên HĐQT?
Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
Ai có quyền bầu Kiểm soát viên?
Đối với công ty cổ phần tổ chức theo mô hình có Ban kiểm soát, Đại hội đồng cổ đông có quyền bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm Kiểm soát viên.
Bầu HĐQT có bắt buộc phải bầu dồn phiếu không?
Theo Luật Doanh nghiệp, việc bầu thành viên HĐQT và Kiểm soát viên được thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.
Cổ đông có được dồn toàn bộ phiếu cho một ứng viên không?
Có. Trong phương thức bầu dồn phiếu, cổ đông có thể phân bổ số phiếu của mình cho một hoặc nhiều ứng viên theo cách thức được pháp luật và quy chế bầu cử áp dụng tại công ty cho phép.
Bầu HĐQT có cần đạt 51% phiếu không?
Không thể áp dụng máy móc tỷ lệ 51% để xác định từng ứng viên có trúng cử hay không. Khi áp dụng bầu dồn phiếu, kết quả được xác định dựa trên số phiếu mà từng ứng viên nhận được và số lượng thành viên cần bầu.
Bầu HĐQT có cần đạt 65% phiếu không?
Tỷ lệ 65% là tỷ lệ được áp dụng đối với một số nghị quyết quan trọng của Đại hội đồng cổ đông, không phải là nguyên tắc chung để xác định từng ứng viên HĐQT có trúng cử hay không.
Công ty có bắt buộc phải có Ban kiểm soát không?
Không phải mọi công ty cổ phần đều tổ chức theo mô hình có Ban kiểm soát. Công ty cần xác định mô hình quản trị theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ để xác định có tổ chức Ban kiểm soát hay áp dụng mô hình có Ủy ban kiểm toán trực thuộc HĐQT.
Việc bầu thành viên Hội đồng quản trị và Kiểm soát viên là nội dung quan trọng trong hoạt động quản trị công ty cổ phần. Doanh nghiệp cần xác định đúng thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, số lượng thành viên cần bầu, điều kiện của ứng viên, phương thức bầu dồn phiếu và cách xác định kết quả bầu cử để bảo đảm quá trình bầu cử được thực hiện đúng quy định.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
