GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG TẠI VIỆT NAM 2026: QUY TRÌNH, HỒ SƠ VÀ THẺ TẠM TRÚ CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI

Giới thiệu

Việc sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam ngày càng phổ biến, đặc biệt đối với các doanh nghiệp FDI, văn phòng đại diện và tập đoàn đa quốc gia. Tuy nhiên, để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục xin Giấy phép lao động (Work Permit) và Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC) theo quy định của pháp luật.

Trong bài viết này, Luật Thiên Thủy sẽ hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ, quy trình xin giấy phép lao động, thủ tục cấp thẻ tạm trú cũng như những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần biết trong năm 2026.

1. Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho người lao động nước ngoài đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam.

Đây là căn cứ pháp lý chứng minh người nước ngoài được phép làm việc hợp pháp và là cơ sở để:

• Ký kết hợp đồng lao động. 
• Xin cấp thẻ tạm trú. 
• Tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định.  
• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người lao động tại Việt Nam. 

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải có giấy phép lao động trước khi ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động nước ngoài.

2. Quy trình xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền, bao gồm đồng thời:

• Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.  
• Hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. 

Việc gộp hai thủ tục giúp rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết hồ sơ.

Bước 2. Cơ quan có thẩm quyền thẩm định

Trong thời hạn khoảng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý lao động sẽ:

• Thẩm định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. 
• Xem xét điều kiện cấp giấy phép lao động.  
• Cấp giấy phép lao động nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện. 

Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi hoặc bổ sung, doanh nghiệp sẽ được thông báo để hoàn thiện.

Bước 3. Ký hợp đồng lao động

Sau khi được cấp giấy phép lao động:

• Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài. 
• Thực hiện đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội (nếu thuộc diện bắt buộc). 
• Thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.  

Bước 4. Xin cấp thẻ tạm trú

Sau khi có giấy phép lao động, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục xin cấp thẻ tạm trú (TRC) tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Thẻ tạm trú giúp người lao động:

• Cư trú hợp pháp tại Việt Nam. 
• Xuất nhập cảnh nhiều lần mà không cần xin visa. 
• Thuận tiện cho quá trình sinh sống và làm việc lâu dài. 

3. Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Thông thường hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu. 
• Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. 
• Hộ chiếu còn thời hạn. 
• Ảnh theo quy định. 
• Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực. 
• Phiếu lý lịch tư pháp. 
• Văn bằng, chứng chỉ chuyên môn. 
• Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc. 
• Các giấy tờ chứng minh đối tượng là chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật. 
• Các tài liệu khác theo từng trường hợp cụ thể. 

Đối với giấy tờ do nước ngoài cấp, doanh nghiệp cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự (nếu thuộc diện phải hợp pháp hóa), dịch thuật và chứng thực theo quy định.

4. Xin thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài

Sau khi được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp có thể bảo lãnh người lao động xin thẻ tạm trú.

Hồ sơ cơ bản gồm

• Văn bản bảo lãnh của doanh nghiệp. 
• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú. 
• Hộ chiếu. 
• Giấy phép lao động. 
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.  
• Giấy giới thiệu. 
• Ảnh theo quy định. 
• Các biểu mẫu theo quy định của cơ quan xuất nhập cảnh. 

Thẻ tạm trú thường có thời hạn tương ứng với thời hạn của giấy phép lao động nhưng không vượt quá giới hạn pháp luật quy định.

5. Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Không phải mọi người lao động nước ngoài đều phải xin giấy phép lao động.

Một số trường hợp được miễn gồm:

• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo quy định. 
• Nhà đầu tư đáp ứng điều kiện pháp luật.  
• Thành viên Hội đồng quản trị theo quy định. 
• Luật sư nước ngoài có giấy phép hành nghề tại Việt Nam. 
• Tình nguyện viên của tổ chức quốc tế.  
• Một số trường hợp làm việc ngắn hạn theo quy định. 

Lưu ý, dù thuộc diện miễn giấy phép lao động thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện thủ tục xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động nếu pháp luật yêu cầu.

6. Mức xử phạt khi sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép

Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hoặc giấy phép hết hiệu lực có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Ngoài hình thức xử phạt bằng tiền, doanh nghiệp còn có thể:

• Buộc chấm dứt việc sử dụng lao động nước ngoài vi phạm. 
• Người lao động nước ngoài có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất theo quy định. 

Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi thời hạn của giấy phép lao động và thực hiện gia hạn đúng thời điểm.

7. Những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép lao động

Để hạn chế việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu. 
• Kiểm tra thời hạn của lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe. 
• Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ nước ngoài theo đúng quy định. 
• Theo dõi thời hạn giấy phép lao động để nộp hồ sơ gia hạn đúng thời hạn. 
• Chỉ ký hợp đồng lao động chính thức sau khi giấy phép lao động đã được cấp. 

Câu hỏi thường gặp

Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Thông thường giấy phép lao động được cấp với thời hạn tối đa 02 năm theo quy định hiện hành.

Có được gia hạn giấy phép lao động không?

Có. Người sử dụng lao động có thể thực hiện thủ tục gia hạn nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật.

Có giấy phép lao động rồi có cần xin thẻ tạm trú không?

Không bắt buộc nhưng rất nên thực hiện. Thẻ tạm trú giúp người lao động cư trú dài hạn và thuận tiện hơn trong việc xuất nhập cảnh thay vì phải xin visa nhiều lần.

Dịch vụ xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú tại Luật Thiên Thủy

Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói dành cho doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài, bao gồm:

• Xin cấp mới giấy phép lao động. 
• Gia hạn giấy phép lao động. 
• Xin xác nhận miễn giấy phép lao động.  
• Xin cấp mới và gia hạn thẻ tạm trú (TRC). 
• Xin visa lao động. 
• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài. 
• Tư vấn pháp lý về sử dụng lao động nước ngoài cho doanh nghiệp FDI. 

Với đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, Luật Thiên Thủy hỗ trợ khách hàng từ khâu chuẩn bị hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Kết luận

Việc xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú là thủ tục bắt buộc đối với phần lớn người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Những thay đổi theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã giúp đơn giản hóa quy trình, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và thực hiện đúng trình tự để tránh phát sinh rủi ro pháp lý.

Nếu doanh nghiệp đang cần hỗ trợ xin giấy phép lao động, gia hạn Work Permit, cấp thẻ tạm trú hoặc tư vấn về lao động nước ngoài, hãy liên hệ Luật Thiên Thủy để được đội ngũ chuyên gia tư vấn và đồng hành trong toàn bộ quá trình thực hiện thủ tục.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com