TỪ 21/7/2026 PHẢI XÁC THỰC ĐIỆN TỬ KHI ĐĂNG KÝ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP? QUY TRÌNH THỰC HIỆN NHƯ THẾ NÀO?

Từ ngày 21/7/2026, quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến có một thay đổi quan trọng: người nộp hồ sơ và người được ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử trước khi được cấp đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Vậy quy định này áp dụng cho những ai? Quy trình xác thực điện tử được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Thiên Thủy sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ những nội dung mới nhất.

1. Từ ngày 21/7/2026 có bắt buộc xác thực điện tử khi đăng ký thành lập doanh nghiệp không?

Có.

Theo thông báo của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, từ ngày 21/7/2026, cá nhân, tổ chức thực hiện đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến phải tiến hành xác thực điện tử thông qua Hệ thống định danh và xác thực điện tử.

Quy trình này được triển khai trên cơ sở:

• Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp; 
• Sự phối hợp giữa Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan nhằm hoàn thiện quy trình xác thực điện tử đối với: 
  • Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; 
  • Người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. 

Việc xác thực điện tử nhằm:

• Xác minh chính xác danh tính người thực hiện thủ tục; 
• Hạn chế hồ sơ giả mạo; 
• Tăng tính minh bạch trong đăng ký doanh nghiệp; 
• Đẩy mạnh chuyển đổi số trong thủ tục hành chính. 

2. Quy trình xác thực điện tử khi đăng ký thành lập doanh nghiệp

Theo hướng dẫn triển khai của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, quy trình thực hiện gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1. Đăng nhập Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp

Người thực hiện thủ tục truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và lựa chọn đăng nhập.

Bước 2. Kết nối Hệ thống định danh và xác thực điện tử

Hệ thống sẽ chuyển sang nền tảng định danh điện tử để xác thực thông tin của:

• Người nộp hồ sơ; hoặc 
• Người được doanh nghiệp ủy quyền. 

Bước 3. Thực hiện xác thực danh tính

Người dùng đăng nhập tài khoản định danh điện tử theo quy định.

Sau khi xác thực thành công, hệ thống sẽ trả kết quả xác minh về Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4. Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất xác thực điện tử, người dùng tiếp tục:

• kê khai hồ sơ; 
• ký hồ sơ (nếu có); 
• gửi hồ sơ trực tuyến đến cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Bước 5. Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Hồ sơ sẽ được xem xét theo quy trình thông thường sau khi hoàn tất bước xác thực điện tử.

3. Mục đích của việc xác thực điện tử

Việc bổ sung bước xác thực điện tử mang lại nhiều lợi ích như:

• xác minh đúng chủ thể thực hiện thủ tục; 
• hạn chế việc sử dụng thông tin giả để thành lập doanh nghiệp; 
• tăng tính an toàn cho hệ thống đăng ký doanh nghiệp; 
• rút ngắn thời gian đối chiếu hồ sơ; 
• tạo nền tảng cho việc số hóa toàn bộ thủ tục đăng ký doanh nghiệp. 

4. Quy định về mã số hộ kinh doanh hiện nay

Bên cạnh quy trình xác thực điện tử đối với doanh nghiệp, Nghị định 168/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ về mã số hộ kinh doanh.

Theo Điều 91 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

Mã số hộ kinh doanh là gì?

Mã số hộ kinh doanh là mã số thuế do Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế tự động cấp và truyền sang Hệ thống thông tin đăng ký hộ kinh doanh.

Mã số này được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.

Quy trình cấp mã số hộ kinh doanh

Việc cấp mã số hộ kinh doanh được thực hiện theo trình tự:

• Hệ thống đăng ký hộ kinh doanh chuyển dữ liệu sang hệ thống thuế; 
• Hệ thống thuế kiểm tra thông tin; 
• Nếu hợp lệ sẽ tự động cấp mã số hộ kinh doanh; 
• Thông tin được trả về cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã để cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. 

Trong trường hợp dữ liệu chưa phù hợp, hệ thống sẽ phản hồi để cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo cho người đăng ký bổ sung hoặc điều chỉnh.

5. Nguyên tắc giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP

Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định một số nguyên tắc quan trọng như sau:

Người thành lập doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về hồ sơ

Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp phải:

• tự kê khai thông tin; 
• chịu trách nhiệm về tính trung thực; 
• chịu trách nhiệm về tính chính xác; 
• chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với toàn bộ nội dung hồ sơ. 

Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm trong phạm vi được giao

Đối với công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật, người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải bảo đảm việc thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ theo Luật Doanh nghiệp.

Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Cơ quan đăng ký kinh doanh:

• kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ;  
• không chịu trách nhiệm đối với các vi phạm của doanh nghiệp; 
• không giải quyết tranh chấp nội bộ doanh nghiệp hoặc tranh chấp dân sự. 

Không bắt buộc đóng dấu trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu trên:

• văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp; 
• nghị quyết; 
• quyết định; 
• biên bản họp. 

Các tài liệu khác thực hiện theo quy định chuyên ngành nếu có.

Có thể thực hiện nhiều thủ tục trong cùng một hồ sơ

Doanh nghiệp được phép đồng thời thực hiện:

• thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; 
• thông báo thay đổi; 
• cập nhật thông tin; 
• hiệu đính thông tin 

trong cùng một bộ hồ sơ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

6. Một số lưu ý khi đăng ký doanh nghiệp từ ngày 21/7/2026

Để tránh hồ sơ bị gián đoạn, người thành lập doanh nghiệp nên:

• Chuẩn bị tài khoản định danh điện tử hợp lệ trước khi nộp hồ sơ. 
• Kiểm tra thông tin cá nhân trên hệ thống định danh điện tử. 
• Nếu nộp hồ sơ thông qua người được ủy quyền, cần bảo đảm người được ủy quyền cũng hoàn thành xác thực điện tử. 
• Theo dõi hướng dẫn cập nhật từ Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thực hiện đúng quy trình mới. 

Luật Thiên Thủy – Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói

Việc áp dụng xác thực điện tử từ ngày 21/7/2026 là bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu chưa quen với quy trình mới, doanh nghiệp vẫn có thể gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ hoặc thực hiện xác thực.

Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, hỗ trợ:

• Tư vấn loại hình doanh nghiệp phù hợp. 
• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. 
• Hướng dẫn xác thực điện tử và nộp hồ sơ trực tuyến. 
• Theo dõi kết quả và xử lý yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có). 
• Hỗ trợ các thủ tục sau thành lập như khắc dấu, thuế, hóa đơn điện tử, chữ ký số và tài khoản ngân hàng.  

Kết luận

Từ ngày 21/7/2026, người nộp hồ sơ và người được ủy quyền khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến phải thực hiện xác thực điện tử theo quy trình mới được triển khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy định này góp phần nâng cao tính minh bạch, bảo đảm an toàn thông tin và thúc đẩy chuyển đổi số trong hoạt động đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ tài khoản định danh điện tử và hồ sơ hợp lệ để quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com