TRIỆU TẬP HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN TRONG CÔNG TY TNHH THEO QUY ĐỊNH MỚI NHẤT

Giới thiệu

Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Các vấn đề quan trọng như thay đổi vốn điều lệ, bổ nhiệm người quản lý, sửa đổi điều lệ hay quyết định phương hướng phát triển doanh nghiệp đều phải được Hội đồng thành viên xem xét và thông qua theo đúng trình tự pháp luật.

Do đó, việc triệu tập họp Hội đồng thành viên phải được thực hiện đúng thẩm quyền, đúng trình tự và đáp ứng các điều kiện luật định. Nếu cuộc họp được triệu tập không đúng quy định, các nghị quyết được thông qua có thể bị vô hiệu hoặc phát sinh tranh chấp giữa các thành viên công ty.

Bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ hướng dẫn chi tiết về thủ tục triệu tập họp Hội đồng thành viên trong công ty TNHH theo quy định mới nhất.

1. Hội Đồng Thành Viên Trong Công Ty TNHH Là Gì?

Hội đồng thành viên là cơ quan quản lý và quyết định cao nhất của công ty TNHH hai thành viên trở lên.

Hội đồng thành viên bao gồm toàn bộ các thành viên góp vốn của công ty và có thẩm quyền quyết định các vấn đề quan trọng như:

• Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
• Tăng hoặc giảm vốn điều lệ;
• Tiếp nhận thành viên mới;
• Bầu, miễn nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên;
• Bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm Giám đốc, Tổng giám đốc;
• Tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp;
• Thông qua báo cáo tài chính hằng năm.

2. Ai Có Quyền Triệu Tập Họp Hội Đồng Thành Viên?

2.1. Chủ tịch Hội đồng thành viên

Theo Luật Doanh nghiệp, Hội đồng thành viên phải họp định kỳ theo Điều lệ công ty nhưng ít nhất mỗi năm một lần.

Chủ tịch Hội đồng thành viên là người có trách nhiệm:

• Chuẩn bị chương trình họp;
• Chuẩn bị tài liệu họp;
• Xác định thời gian, địa điểm họp;
• Gửi thông báo mời họp;
• Triệu tập và chủ trì cuộc họp.

2.2. Thành viên hoặc nhóm thành viên công ty

Thành viên hoặc nhóm thành viên sở hữu từ 10% vốn điều lệ trở lên hoặc tỷ lệ khác theo Điều lệ công ty có quyền yêu cầu triệu tập cuộc họp Hội đồng thành viên.

Yêu cầu triệu tập phải được lập bằng văn bản và nêu rõ:

• Thông tin của thành viên yêu cầu;
• Tỷ lệ vốn góp;
• Lý do triệu tập;
• Nội dung cần xem xét;
• Chương trình dự kiến của cuộc họp.

Nếu Chủ tịch Hội đồng thành viên không triệu tập cuộc họp trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ thì thành viên hoặc nhóm thành viên đó có quyền trực tiếp triệu tập cuộc họp.

Mọi chi phí hợp lý phát sinh cho việc triệu tập và tổ chức cuộc họp sẽ được công ty hoàn trả.

3. Trình Tự Triệu Tập Họp Hội Đồng Thành Viên

Bước 1: Xây dựng chương trình họp

Chủ tịch Hội đồng thành viên chuẩn bị:

• Chương trình họp;
• Danh sách các vấn đề cần biểu quyết;
• Dự thảo nghị quyết (nếu có).

Bước 2: Tiếp nhận kiến nghị bổ sung nội dung họp

Các thành viên có quyền đề xuất bổ sung nội dung vào chương trình họp.

Kiến nghị phải được gửi bằng văn bản trước thời điểm họp theo quy định của Điều lệ công ty.

Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm xem xét và bổ sung nội dung hợp lệ vào chương trình họp.

Bước 3: Chuẩn bị tài liệu họp

Các tài liệu phục vụ cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ và gửi trước cho thành viên công ty.

Đối với các nội dung quan trọng như:

• Sửa đổi Điều lệ;
• Phương hướng phát triển doanh nghiệp;
• Báo cáo tài chính;
• Chia lợi nhuận;
• Tổ chức lại hoặc giải thể công ty;

tài liệu phải được gửi cho thành viên ít nhất 07 ngày làm việc trước ngày họp.

Bước 4: Xác định thời gian và địa điểm họp

Cuộc họp thường được tổ chức tại trụ sở chính của công ty.

Trường hợp Điều lệ có quy định khác hoặc các thành viên thống nhất thì có thể tổ chức tại địa điểm khác.

Bước 5: Gửi thông báo mời họp

Thông báo mời họp được gửi trực tiếp đến từng thành viên theo hình thức:

• Giấy mời;
• Thư điện tử;
• Tin nhắn điện tử;
• Fax;
• Các phương thức khác theo Điều lệ công ty.

4. Nội Dung Thông Báo Mời Họp Hội Đồng Thành Viên

Thông báo mời họp cần thể hiện đầy đủ:

• Thời gian họp;
• Địa điểm họp;
• Chương trình họp;
• Nội dung dự kiến biểu quyết;
• Tài liệu họp kèm theo;
• Hướng dẫn tham dự hoặc ủy quyền tham dự.

Việc gửi thông báo đúng thời hạn là điều kiện quan trọng bảo đảm tính hợp pháp của cuộc họp.

5. Quyền Tham Dự Và Biểu Quyết Của Thành Viên

Các hình thức tham dự cuộc họp

Thành viên được coi là tham dự hợp lệ trong các trường hợp:

Tham dự trực tiếp

Đây là hình thức phổ biến nhất.

Tham dự thông qua người được ủy quyền

Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản hợp lệ.

Tham dự trực tuyến

Có thể thực hiện thông qua:

• Hội nghị trực tuyến;
• Hệ thống bỏ phiếu điện tử;
• Nền tảng họp trực tuyến khác.

Gửi phiếu biểu quyết từ xa

Thông qua:

• Thư bảo đảm;
• Fax;
• Email;
• Hệ thống điện tử của công ty.

6. Điều Kiện Tiến Hành Họp Hội Đồng Thành Viên

Cuộc họp lần thứ nhất

Cuộc họp được tiến hành khi số thành viên tham dự đại diện ít nhất 65% vốn điều lệ.

Điều lệ công ty có thể quy định tỷ lệ cao hơn.

Cuộc họp lần thứ hai

Nếu cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành thì cuộc họp lần thứ hai được triệu tập trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần đầu.

Cuộc họp lần thứ hai được tiến hành khi có thành viên tham dự đại diện ít nhất 50% vốn điều lệ.

Cuộc họp lần thứ ba

Nếu cuộc họp lần thứ hai tiếp tục không đủ điều kiện tiến hành thì cuộc họp lần thứ ba được triệu tập trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày dự định họp lần thứ hai.

Lúc này cuộc họp được tiến hành không phụ thuộc:

• Số lượng thành viên tham dự;
• Tỷ lệ vốn góp được đại diện tại cuộc họp.

7. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Tổ Chức Cuộc Họp

Để tránh tranh chấp nội bộ và bảo đảm giá trị pháp lý của nghị quyết, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Triệu tập đúng thẩm quyền;
• Gửi thông báo họp đúng thời hạn;
• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu;
• Kiểm tra tư cách thành viên tham dự;
• Kiểm tra văn bản ủy quyền;
• Lập biên bản họp đầy đủ;
• Ban hành nghị quyết đúng trình tự luật định.

Những sai sót trong quá trình tổ chức cuộc họp có thể là căn cứ để thành viên yêu cầu hủy bỏ nghị quyết của Hội đồng thành viên.

8. Câu Hỏi Thường Gặp

Hội đồng thành viên có bắt buộc phải họp hằng năm không?

Có. Hội đồng thành viên phải họp ít nhất một lần mỗi năm theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

Thành viên sở hữu bao nhiêu vốn góp thì được yêu cầu triệu tập họp?

Thông thường là từ 10% vốn điều lệ trở lên hoặc tỷ lệ khác theo Điều lệ công ty.

Có thể tổ chức họp Hội đồng thành viên trực tuyến không?

Có. Luật Doanh nghiệp cho phép thành viên tham gia và biểu quyết thông qua phương tiện điện tử.

Cuộc họp lần thứ ba có yêu cầu tỷ lệ tham dự tối thiểu không?

Không. Cuộc họp lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc số lượng thành viên và tỷ lệ vốn góp tham dự.

Dịch Vụ Tư Vấn Thành Lập Công Ty Tại Luật Thiên Thủy

Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong các vấn đề quản trị nội bộ, bao gồm:

• Tư vấn thành lập công ty;
• Soạn thảo biên bản họp và nghị quyết;
• Tư vấn xử lý tranh chấp giữa các thành viên góp vốn;
• Tư vấn tăng vốn, giảm vốn, chuyển nhượng vốn góp;
• Tư vấn sửa đổi Điều lệ công ty;
• Tư vấn tái cấu trúc doanh nghiệp.

Kết Luận

Triệu tập họp Hội đồng thành viên là thủ tục quan trọng trong hoạt động quản trị của công ty TNHH hai thành viên trở lên. Việc thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự và điều kiện tiến hành họp không chỉ bảo đảm tính hợp pháp của các quyết định được thông qua mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp nội bộ và nâng cao hiệu quả quản lý.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com