THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN: HỒ SƠ, THỦ TỤC CHI TIẾT MỚI NHẤT 2026

ký kết hợp đồng và chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn được giao. Vì vậy, khi có nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ do chuẩn bị chưa đầy đủ giấy tờ, sử dụng sai biểu mẫu hoặc chưa cập nhật quy định mới. Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH một thành viên, quy trình thực hiện, các trường hợp thường gặp và những lưu ý quan trọng theo quy định hiện hành năm 2026.

1. Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên là ai?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH một thành viên có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

Việc xác định số lượng người đại diện, chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của từng người sẽ được quy định trong Điều lệ công ty.

Người đại diện theo pháp luật có thể giữ một trong các chức danh như:

• Chủ tịch công ty; 
• Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với mô hình tổ chức có Hội đồng thành viên); 
• Giám đốc; 
• Tổng Giám đốc; 
• Hoặc chức danh quản lý khác theo Điều lệ công ty. 

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn theo quy định để đảm bảo thông tin doanh nghiệp luôn chính xác trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

2. Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Chủ sở hữu bổ nhiệm Giám đốc mới làm người đại diện theo pháp luật. 
• Người đại diện theo pháp luật nghỉ việc hoặc từ chức. 
• Người đại diện theo pháp luật mất năng lực hành vi dân sự hoặc qua đời. 
• Doanh nghiệp thay đổi mô hình quản trị. 
• Chuyển nhượng công ty dẫn đến thay đổi người đại diện. 
• Điều chỉnh Điều lệ công ty để bổ sung hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật. 

3. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH một thành viên

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Lập theo Mẫu số 13 - Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Quyết định của chủ sở hữu công ty

Quyết định về việc:

• Miễn nhiệm người đại diện theo pháp luật cũ (nếu có); 
• Bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật mới; 
• Ghi rõ thời điểm có hiệu lực. 

Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện mới

Có thể là:

• Căn cước công dân; 
• Thẻ căn cước; 
• Hộ chiếu còn hiệu lực. 

Giấy ủy quyền (nếu có)

Áp dụng khi người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Chuẩn bị bản sao để phục vụ việc đối chiếu khi cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu.

Lưu ý: Tùy từng trường hợp cụ thể, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung tài liệu liên quan nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có nội dung cần làm rõ.

4. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH MTV

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp rà soát đầy đủ hồ sơ theo quy định, đảm bảo thông tin giữa các tài liệu thống nhất, đặc biệt là:

• Họ tên; 
• Ngày sinh; 
• Số định danh cá nhân; 
• Chức danh; 
• Thời điểm bổ nhiệm. 

Việc kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp sẽ giúp hạn chế nguy cơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức:

Nộp trực tiếp

Nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Nộp trực tuyến

Nộp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hồ sơ điện tử được chấp thuận, doanh nghiệp thực hiện các bước theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu được yêu cầu).

Bước 3. Nhận kết quả

Trong thời hạn khoảng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ:

• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới; hoặc  
• Thông báo bằng văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu chưa đáp ứng quy định. 

5. Các trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật thường gặp

5.1. Trường hợp 1. Chủ sở hữu đồng thời là người đại diện theo pháp luật

Ví dụ:

Ông A vừa là chủ sở hữu vừa là người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH MTV XYZ.

Chỉ thay đổi người đại diện

Ông A vẫn là chủ sở hữu nhưng bổ nhiệm ông B làm người đại diện theo pháp luật.

Đây là trường hợp khá phổ biến khi chủ sở hữu thuê Giám đốc điều hành doanh nghiệp.

Đồng thời thay đổi chủ sở hữu và người đại diện

Ông A chuyển nhượng toàn bộ vốn góp cho ông B.

Sau khi hoàn tất thủ tục:

• Ông B trở thành chủ sở hữu mới;  
• Đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. 

Thay đổi chủ sở hữu nhưng giữ nguyên người đại diện

Ông B nhận chuyển nhượng công ty nhưng vẫn giữ ông A làm người đại diện theo pháp luật.

Điều này hoàn toàn được pháp luật cho phép nếu các bên có thỏa thuận và đáp ứng quy định của pháp luật.

5.2. Trường hợp 2. Chủ sở hữu và người đại diện là hai người khác nhau

Ví dụ:

• Ông A là chủ sở hữu; 
• Ông B là người đại diện theo pháp luật. 

Sau đó doanh nghiệp bổ nhiệm ông C thay thế ông B.

Trong trường hợp này:

• Chủ sở hữu không thay đổi; 
• Chỉ thay đổi người đại diện theo pháp luật. 

6. Những lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi, doanh nghiệp nên thực hiện đồng thời các công việc sau:

• Cập nhật thông tin tại ngân hàng. 
• Thay đổi thông tin chữ ký số. 
• Cập nhật thông tin hóa đơn điện tử. 
• Điều chỉnh thông tin trên hợp đồng, hồ sơ nội bộ. 
• Thông báo cho đối tác, khách hàng. 
• Cập nhật thông tin với cơ quan bảo hiểm xã hội (nếu phát sinh). 
• Cập nhật thông tin trên các giấy phép con đang sử dụng (nếu có). 

Việc thực hiện đồng bộ các thủ tục này sẽ giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn trong quá trình giao dịch và quản lý.

Câu hỏi thường gặp

Công ty TNHH một thành viên có được có nhiều người đại diện theo pháp luật không?

Có. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, công ty TNHH một thành viên được quyền có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Việc phân chia quyền và nghĩa vụ của từng người sẽ được quy định trong Điều lệ công ty.

Thời gian giải quyết thủ tục là bao lâu?

Thông thường khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Có bắt buộc chủ sở hữu phải là người đại diện theo pháp luật không?

Không.

Chủ sở hữu có thể thuê hoặc bổ nhiệm cá nhân khác làm người đại diện theo pháp luật trong khi vẫn giữ toàn bộ quyền sở hữu công ty.

Có phải thay đổi con dấu khi thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc.

Doanh nghiệp chỉ cần thay đổi con dấu nếu thông tin trên mẫu dấu đang sử dụng có thể hiện tên hoặc chức danh của người đại diện theo pháp luật.

Có thể nộp hồ sơ trực tuyến không?

Có.

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Dịch vụ thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Luật Thiên Thủy

Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi hồ sơ chính xác, biểu mẫu đúng quy định và thông tin thống nhất giữa các tài liệu. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, làm kéo dài thời gian xử lý.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ thay đổi đăng ký doanh nghiệp trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn phương án thay đổi phù hợp. 
• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ theo quy định mới nhất. 
• Đại diện khách hàng nộp và theo dõi hồ sơ. 
• Hỗ trợ xử lý các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có). 
• Tư vấn các thủ tục phát sinh sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật. 

Chúng tôi cam kết hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhanh chóng – đúng quy định – tiết kiệm thời gian và chi phí.

Kết luận

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty TNHH một thành viên là thủ tục quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý và giao dịch của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thực hiện đúng trình tự và kịp thời cập nhật các thông tin liên quan sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc thực hiện các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác, hãy liên hệ Luật Thiên Thủy để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com