QUY TRÌNH KHAI THUẾ BAN ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP MỚI NHẤT 2026

Giới thiệu

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), nhiều doanh nghiệp cho rằng đã hoàn tất toàn bộ thủ tục pháp lý và có thể bắt đầu hoạt động ngay. Tuy nhiên, trên thực tế, đây mới chỉ là bước khởi đầu. Để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với cơ quan quản lý nhà nước, việc khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc không thể bỏ qua.

Việc thực hiện đúng quy trình khai thuế ban đầu giúp doanh nghiệp tránh các vi phạm về thuế, hạn chế nguy cơ bị xử phạt hành chính và tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kế toán – tài chính sau này.

Trong bài viết này, Luật Thiên Thủy sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng khi khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập.

1. Khai thuế ban đầu là gì?

Khai thuế ban đầu là quá trình doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký, kê khai và cung cấp thông tin với cơ quan thuế sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đây là bước giúp cơ quan thuế cập nhật thông tin quản lý doanh nghiệp, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ về thuế trong suốt quá trình hoạt động.

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ thủ tục khai thuế ban đầu có thể dẫn đến:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế;  
• Khó khăn khi phát hành hóa đơn điện tử;  
• Gặp vướng mắc trong quá trình kê khai và quyết toán thuế; 
• Ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

2. Quy trình khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập

Bước 1. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)

Sau khi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Enterprise Registration Certificate - ERC).

Đây là cơ sở pháp lý xác nhận sự ra đời của doanh nghiệp và là giấy tờ bắt buộc để thực hiện các thủ tục tiếp theo như mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế và phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2. Khắc con dấu và lắp đặt biển hiệu công ty

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần:

• Khắc con dấu doanh nghiệp; 
• Treo biển hiệu tại trụ sở chính theo đúng quy định. 

Biển hiệu nên thể hiện đầy đủ:

• Tên doanh nghiệp; 
• Mã số doanh nghiệp; 
• Địa chỉ trụ sở chính; 
• Thông tin liên hệ (nếu có). 

Đây là một trong những nội dung thường được cơ quan thuế kiểm tra khi xác minh địa chỉ hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 3. Mở tài khoản ngân hàng của công ty

Doanh nghiệp cần mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng để phục vụ các giao dịch tài chính.

Thông thường, hồ sơ mở tài khoản bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;  
• Điều lệ công ty; 
• CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật; 
• Con dấu doanh nghiệp (nếu ngân hàng yêu cầu); 
• Các giấy tờ khác theo quy định của từng ngân hàng. 

Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin với cơ quan quản lý khi có yêu cầu theo quy định hiện hành.

3. Hồ sơ khai thuế ban đầu cần chuẩn bị

Để hoàn tất thủ tục khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

3.1. Hợp đồng thuê hoặc mượn trụ sở

Đây là tài liệu chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm đặt trụ sở doanh nghiệp.

Nếu thuê văn phòng, nên kèm theo:

• Hợp đồng thuê; 
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu của bên cho thuê (nếu cần). 

3.2. Công văn đăng ký chế độ kế toán

Doanh nghiệp cần xác định chế độ kế toán áp dụng phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động.

Việc lựa chọn đúng chế độ kế toán giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc lập sổ sách và báo cáo tài chính.

3.3. Công văn đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định

Nếu doanh nghiệp có tài sản cố định phục vụ hoạt động kinh doanh, cần xây dựng phương pháp trích khấu hao phù hợp với quy định pháp luật về kế toán và thuế.

3.4. Quyết định bổ nhiệm Giám đốc

Doanh nghiệp cần ban hành quyết định bổ nhiệm người điều hành doanh nghiệp theo đúng Điều lệ công ty.

Đối với doanh nghiệp do chủ sở hữu trực tiếp quản lý, vẫn nên ban hành quyết định để hoàn thiện hồ sơ nội bộ.

3.5. Quyết định bổ nhiệm kế toán

Doanh nghiệp cần bố trí người phụ trách công tác kế toán.

Có thể là:

Kế toán trưởng

Đối với trường hợp pháp luật yêu cầu bố trí kế toán trưởng, người được bổ nhiệm phải đáp ứng điều kiện về trình độ chuyên môn và có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định.

Người phụ trách kế toán hoặc kế toán viên

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp mới thành lập có thể bổ nhiệm người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán.

Người đảm nhiệm cần có trình độ chuyên môn phù hợp theo quy định của pháp luật về kế toán.

Thông tin tài khoản ngân hàng

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ:

• Số tài khoản; 
• Tên ngân hàng; 
• Chi nhánh mở tài khoản. 

Thông tin này phục vụ công tác kế toán, giao dịch với đối tác và thực hiện nghĩa vụ thuế.

4. Những lưu ý khi thực hiện khai thuế ban đầu

Để tránh bị xử phạt hoặc kéo dài thời gian xử lý hồ sơ, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Treo biển hiệu tại trụ sở trước khi cơ quan thuế kiểm tra. 
• Địa chỉ trụ sở phải đúng với thông tin đăng ký. 
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan đến trụ sở. 
• Ban hành đầy đủ các quyết định nội bộ.  
• Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp. 
• Thực hiện kê khai thuế đúng thời hạn.  
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ thanh tra, kiểm tra sau này. 

5. Những sai sót doanh nghiệp mới thành lập thường gặp

Trong quá trình khai thuế ban đầu, nhiều doanh nghiệp mắc các lỗi như:

• Không treo biển hiệu công ty. 
• Chưa mở tài khoản ngân hàng. 
• Hồ sơ thuê trụ sở không hợp lệ. 
• Thiếu quyết định bổ nhiệm giám đốc hoặc kế toán. 
• Chưa đăng ký phương pháp kế toán phù hợp. 
• Chậm thực hiện các nghĩa vụ thuế ban đầu. 
• Không lưu trữ hồ sơ theo quy định. 

Những sai sót này có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hoặc gặp khó khăn trong quá trình hoạt động.

6. Dịch vụ thành lập công ty và khai thuế ban đầu trọn gói tại Luật Thiên Thủy

Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc tự thực hiện quy trình khai thuế ban đầu có thể mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ thành lập công ty và khai thuế ban đầu trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn toàn bộ quy trình sau thành lập doanh nghiệp. 
• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ khai thuế ban đầu. 
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ pháp lý. 
• Hỗ trợ đăng ký chế độ kế toán. 
• Hỗ trợ hồ sơ bổ nhiệm giám đốc, kế toán. 
• Tư vấn các nghĩa vụ thuế sau khi doanh nghiệp đi vào hoạt động. 
• Đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động. 

Kết luận

Quy trình khai thuế ban đầu là bước quan trọng mà mọi doanh nghiệp mới thành lập đều phải thực hiện sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thực hiện đúng trình tự và tuân thủ quy định của pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp vận hành thuận lợi, hạn chế các rủi ro về thuế và kế toán.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ thực hiện khai thuế ban đầu, Luật Thiên Thủy sẵn sàng đồng hành với dịch vụ tư vấn và thực hiện trọn gói, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com