QUY TRÌNH CHUYỂN ĐỔI HỘ KINH DOANH THÀNH DOANH NGHIỆP NĂM 2026 THEO NGHỊ ĐỊNH 168/2025/NĐ-CP

Việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là giải pháp được nhiều chủ hộ lựa chọn khi muốn mở rộng quy mô hoạt động, nâng cao uy tín và tiếp cận nhiều cơ hội kinh doanh hơn. Từ năm 2026, Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã quy định rõ quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh, giúp việc thực hiện thủ tục trở nên thống nhất và minh bạch.

Vậy quy trình chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp năm 2026 được thực hiện như thế nào? Hồ sơ gồm những gì? Sau khi chuyển đổi, hộ kinh doanh có còn được tiếp tục hoạt động không? Hãy cùng Luật Thiên Thủy tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là việc chủ hộ kinh doanh đăng ký thành lập một doanh nghiệp mới trên cơ sở hoạt động của hộ kinh doanh đang tồn tại theo quy định của pháp luật.

Sau khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy trình được quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Việc chuyển đổi giúp chủ thể kinh doanh:

• Mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh. 
• Dễ dàng huy động vốn. 
• Ký kết hợp đồng với đối tác lớn. 
• Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp. 
• Thuận lợi khi tham gia đấu thầu hoặc hợp tác với doanh nghiệp trong và ngoài nước. 

2. Quy trình chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp năm 2026

Theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh

Việc đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở chính.

Đây là cơ quan tiếp nhận, thẩm định và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi

Hồ sơ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp bao gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. 
• Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp tương ứng với loại hình doanh nghiệp lựa chọn theo Điều 24 Nghị định 168/2025/NĐ-CP (không bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư). 

Trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài

Nếu doanh nghiệp sau khi chuyển đổi có:

• nhà đầu tư nước ngoài; 
• tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài góp vốn; 
• mua cổ phần; 
• mua phần vốn góp 

thuộc trường hợp phải đăng ký theo Luật Đầu tư 2025 thì hồ sơ phải bổ sung:

• Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư về việc góp vốn, mua cổ phần hoặc mua phần vốn góp. 

Bước 3. Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định.

Doanh nghiệp chính thức được thành lập kể từ thời điểm được cấp giấy chứng nhận.

Bước 4. Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh

Sau khi doanh nghiệp được thành lập, việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh được thực hiện theo trình tự sau:

Trong 02 ngày làm việc

Kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ gửi thông tin đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.

Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thực hiện

Sau khi nhận được thông tin, cơ quan cấp xã sẽ:

• Gửi thông tin chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh đến cơ quan thuế. 
• Công bố thông tin hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 
• Chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang trạng thái đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động. 

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo này, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ:

• chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang đã chấm dứt hoạt động trên Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh. 

Bước 5. Hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động

Theo quy định, hộ kinh doanh không được tiếp tục hoạt động kể từ thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Điều này đồng nghĩa với việc toàn bộ hoạt động kinh doanh sẽ được thực hiện dưới tư cách pháp nhân của doanh nghiệp mới.

3. Ai hướng dẫn ghi ngành nghề kinh doanh khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh?

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, người thành lập doanh nghiệp lựa chọn ngành kinh tế cấp bốn trong Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam để kê khai ngành, nghề kinh doanh.

Sau đó:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ hướng dẫn; 
• đối chiếu; 
• ghi nhận ngành nghề vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. 

Như vậy, nếu chủ hộ chưa xác định đúng mã ngành, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ hỗ trợ hướng dẫn theo quy định.

4. Nguyên tắc giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp

Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định các nguyên tắc quan trọng khi thực hiện đăng ký doanh nghiệp.

Người thành lập doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về hồ sơ

Người thành lập doanh nghiệp phải:

• tự kê khai hồ sơ; 
• chịu trách nhiệm về tính trung thực; 
• chịu trách nhiệm về tính chính xác; 
• chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các thông tin đã kê khai. 

Người đại diện theo pháp luật phải thực hiện đúng quyền hạn

Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần có nhiều người đại diện theo pháp luật, người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp phải bảo đảm thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ theo Luật Doanh nghiệp.

Cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ kiểm tra tính hợp lệ

Cơ quan đăng ký kinh doanh:

• chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ; 
• không chịu trách nhiệm đối với các hành vi vi phạm của doanh nghiệp; 
• không giải quyết tranh chấp giữa các thành viên hoặc cổ đông. 

Không bắt buộc đóng dấu trong nhiều loại hồ sơ

Doanh nghiệp không bắt buộc đóng dấu đối với:

• Văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp; 
• Biên bản họp; 
• Nghị quyết; 
• Quyết định. 

Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Có thể thực hiện nhiều thủ tục trong cùng một hồ sơ

Doanh nghiệp được phép đồng thời thực hiện:

• thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; 
• thông báo thay đổi; 
• cập nhật thông tin; 
• hiệu đính thông tin 

trong cùng một bộ hồ sơ nếu đáp ứng điều kiện theo quy định.

5. Những lưu ý khi chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Khi thực hiện chuyển đổi, chủ hộ kinh doanh nên lưu ý:

• Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp (Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc Công ty cổ phần). 
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP. 
• Hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh để việc chấm dứt hoạt động được thực hiện nhanh chóng. 
• Xác định chính xác ngành nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. 
• Thực hiện các thủ tục sau thành lập như đăng ký thuế, chữ ký số, hóa đơn điện tử và tài khoản ngân hàng. 

6. Luật Thiên Thủy  – Dịch vụ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp giúp mở rộng quy mô hoạt động nhưng cũng đòi hỏi thực hiện đúng trình tự pháp lý. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp. 
• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ chuyển đổi. 
• Đại diện nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh. 
• Hỗ trợ hoàn tất thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh. 
• Tư vấn các thủ tục sau thành lập như đăng ký thuế, hóa đơn điện tử, chữ ký số và giấy phép con (nếu có). 

Kết luận

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, quy trình chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp năm 2026 được quy định rõ từ khâu chuẩn bị hồ sơ, đăng ký thành lập doanh nghiệp đến thủ tục chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh. Chủ hộ cần lưu ý rằng kể từ thời điểm doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ không được tiếp tục hoạt động. Việc nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế phát sinh vướng mắc.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com