HƯỚNG DẪN THỦ TỤC THAY ĐỔI THÔNG TIN CHỦ SỞ HỮU HƯỞNG LỢI DOANH NGHIỆP 2026 MỚI NHẤT

Giới thiệu

Từ ngày 01/7/2025, quy định về chủ sở hữu hưởng lợi (Beneficial Owner) chính thức được áp dụng trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam nhằm đáp ứng yêu cầu về minh bạch thông tin doanh nghiệp và phòng, chống rửa tiền theo thông lệ quốc tế.

Theo đó, không chỉ khi thành lập doanh nghiệp mà trong suốt quá trình hoạt động, nếu có sự thay đổi liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi hoặc các thông tin dùng để xác định chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp đều phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh đúng thời hạn.

Vậy thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi doanh nghiệp năm 2026 được thực hiện như thế nào? Hồ sơ gồm những gì? Có thời hạn bao lâu? Hãy cùng Luật Thiên Thủy tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Chủ sở hữu hưởng lợi là gì?

Chủ sở hữu hưởng lợi là cá nhân thực tế sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp, hoặc là người cuối cùng được hưởng lợi từ hoạt động của doanh nghiệp, mặc dù có thể không trực tiếp đứng tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi được thu thập nhằm:

• Tăng tính minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp; 
• Phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố; 
• Ngăn chặn việc sử dụng pháp nhân để che giấu tài sản hoặc thực hiện giao dịch bất hợp pháp; 
• Đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế về quản trị doanh nghiệp. 

Đây là nghĩa vụ mới mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp từ năm 2026.

2. Các trường hợp phải thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Không phải mọi thay đổi trong doanh nghiệp đều làm phát sinh nghĩa vụ cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khi thuộc một trong các trường hợp dưới đây.

2.1. Thay đổi thông tin của chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp phải thông báo khi có sự thay đổi về:

• Họ và tên; 
• Quốc tịch; 
• Số định danh cá nhân hoặc hộ chiếu; 
• Địa chỉ liên hệ; 
• Tỷ lệ sở hữu vốn; 
• Quyền chi phối hoặc quyền kiểm soát doanh nghiệp; 
• Các thông tin khác đã kê khai trước đó. 

Thời hạn thực hiện

Doanh nghiệp phải gửi thông báo trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi.

2.2. Thay đổi thông tin dùng để xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Một số trường hợp tuy không thay đổi trực tiếp chủ sở hữu hưởng lợi nhưng làm thay đổi căn cứ xác định chủ sở hữu hưởng lợi, ví dụ:

• Thay đổi cổ đông sáng lập; 
• Chuyển nhượng cổ phần; 
• Thay đổi tỷ lệ góp vốn; 
• Thay đổi cơ cấu sở hữu doanh nghiệp; 
• Thay đổi quyền biểu quyết hoặc quyền kiểm soát. 

Đối với công ty cổ phần, việc thay đổi cổ đông có thể dẫn đến thay đổi chủ sở hữu hưởng lợi và phải thực hiện cập nhật theo quy định.

Lưu ý: Công ty đại chúng, công ty niêm yết và công ty đăng ký giao dịch chứng khoán thực hiện theo quy định chuyên ngành.

3. Hồ sơ thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi gồm những gì?

Theo quy định hiện hành, hồ sơ cơ bản bao gồm:

3.1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

3.2. Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi

Doanh nghiệp kê khai theo mẫu mới, bao gồm đầy đủ:

• Họ tên; 
• Ngày tháng năm sinh; 
• Quốc tịch; 
• Giấy tờ định danh; 
• Địa chỉ thường trú; 
• Tỷ lệ sở hữu; 
• Căn cứ xác định là chủ sở hữu hưởng lợi.  

3.3. Văn bản ủy quyền

Nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật.

3.4. Giấy tờ liên quan (nếu có)

Trong một số trường hợp, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể yêu cầu doanh nghiệp bổ sung tài liệu chứng minh việc thay đổi như:

• Hợp đồng chuyển nhượng vốn; 
• Quyết định của Hội đồng thành viên; 
• Biên bản họp; 
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sau thay đổi. 

4. Trình tự thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp rà soát toàn bộ thông tin cần thay đổi và chuẩn bị hồ sơ theo đúng mẫu quy định.

Việc kê khai cần bảo đảm:

• Chính xác; 
• Trung thực; 
• Đồng nhất với thông tin lưu giữ nội bộ.  

Bước 2. Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể thực hiện bằng một trong các hình thức:

• Nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; 
• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh; 
• Nộp thông qua đơn vị được ủy quyền. 

Hiện nay, hình thức nộp trực tuyến được khuyến khích nhằm rút ngắn thời gian xử lý.

Bước 3. Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ:

• Kiểm tra thông tin; 
• Cập nhật cơ sở dữ liệu quốc gia; 
• Ghi nhận thay đổi theo quy định. 

Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.

Bước 4. Nhận kết quả

Sau khi hoàn tất xử lý, doanh nghiệp có thể:

• Nhận thông báo cập nhật dữ liệu; 
• Hoặc nhận Giấy xác nhận thay đổi nếu có yêu cầu. 

Thời gian giải quyết thủ tục

Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ là khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi cơ quan đăng ký kinh doanh nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc phát sinh vướng mắc, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn.

5. Doanh nghiệp không cập nhật thông tin có bị xử phạt không?

Có.

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng thời hạn nghĩa vụ thông báo thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi có thể khiến doanh nghiệp:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định; 
• Gặp khó khăn khi thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp khác; 
• Bị đánh giá không tuân thủ quy định về phòng, chống rửa tiền; 
• Ảnh hưởng đến các giao dịch với ngân hàng, đối tác hoặc nhà đầu tư. 

Do đó, doanh nghiệp nên cập nhật thông tin ngay khi phát sinh thay đổi để hạn chế rủi ro pháp lý.

6. Một số lưu ý quan trọng khi thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Để quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xác định đúng cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật; 
• Kê khai trung thực và đầy đủ các thông tin liên quan; 
• Chuẩn bị hồ sơ theo đúng biểu mẫu mới;  
• Thực hiện thủ tục trong thời hạn luật định; 
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh việc thay đổi để phục vụ công tác kiểm tra khi cần thiết. 

Đối với doanh nghiệp có cơ cấu sở hữu nhiều tầng hoặc có yếu tố nước ngoài, việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi thường phức tạp hơn và cần được tư vấn chuyên sâu để tránh kê khai sai.

Dịch vụ thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi tại Luật Thiên Thủy

Việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi không chỉ dựa trên tỷ lệ góp vốn mà còn liên quan đến quyền kiểm soát, quyền quyết định và các yếu tố pháp lý khác. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình kê khai và cập nhật thông tin.

Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói với các nội dung:

• Tư vấn xác định đúng chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật; 
• Kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ doanh nghiệp; 
• Soạn thảo đầy đủ biểu mẫu theo quy định mới nhất; 
• Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến hoặc trực tiếp; 
• Theo dõi tiến độ xử lý và làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh; 
• Hỗ trợ xử lý các trường hợp hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung. 

Kết luận

Việc cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là nghĩa vụ pháp lý quan trọng đối với doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay. Khi phát sinh thay đổi về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc các thông tin dùng để xác định chủ sở hữu hưởng lợi, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục thông báo đúng thời hạn để đảm bảo tính minh bạch, hạn chế rủi ro pháp lý và tránh các chế tài xử phạt.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ thực hiện thủ tục thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, Luật Thiên Thủy luôn sẵn sàng đồng hành với dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng và đúng quy định.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com