HỒ SƠ, THỦ TỤC GIA HẠN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI NƯỚC NGOÀI [2026]

Giấy phép lao động (Work Permit) là căn cứ pháp lý để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, giấy phép lao động chỉ có thời hạn nhất định và không có giá trị sử dụng vô thời hạn. Khi giấy phép sắp hết hiệu lực, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện thủ tục gia hạn đúng thời điểm để tránh gián đoạn công việc và hạn chế các rủi ro pháp lý.

Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, giấy phép lao động chỉ được gia hạn khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định và phải thực hiện trong thời hạn nhất định trước khi giấy phép hết hạn.

Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ, trình tự thủ tục gia hạn giấy phép lao động, thời hạn giải quyết, chi phí cũng như những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần biết trong năm 2026.

1. Gia hạn giấy phép lao động là gì?

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục hành chính cho phép cơ quan nhà nước có thẩm quyền kéo dài thời hạn hiệu lực của giấy phép lao động đã được cấp cho người lao động nước ngoài, giúp họ tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép mới.

Theo quy định hiện hành, giấy phép lao động chỉ được gia hạn khi vẫn còn thời hạn và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo pháp luật. Trường hợp giấy phép đã hết hiệu lực hoặc không đủ điều kiện gia hạn, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.

Việc thực hiện đúng thời hạn không chỉ bảo đảm quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ bị xử phạt do sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hợp lệ.

2. Điều kiện được gia hạn giấy phép lao động

Theo Điều 28 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài chỉ được gia hạn giấy phép lao động khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

2.1. Giấy phép lao động còn thời hạn theo quy định

Giấy phép lao động đã được cấp phải còn thời hạn từ 10 đến 45 ngày trước ngày hết hiệu lực.

Nếu giấy phép còn dưới 10 ngày hoặc đã hết hạn thì không còn đủ điều kiện để gia hạn. Khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới theo quy định.

Đây là điều kiện quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót, dẫn đến việc phải thực hiện lại toàn bộ quy trình cấp mới, làm kéo dài thời gian và phát sinh thêm chi phí.

2.2. Được chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Điều 4 và Điều 5 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

Trường hợp thuộc diện miễn xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài thì doanh nghiệp phải có tài liệu chứng minh thuộc trường hợp được miễn.

2.3. Người lao động tiếp tục làm việc đúng nội dung giấy phép

Người lao động nước ngoài phải tiếp tục làm việc cho đúng người sử dụng lao động, đúng vị trí công việc, chức danh, địa điểm làm việc hoặc hình thức làm việc đã được ghi nhận trong giấy phép lao động trước đó.

Nếu có sự thay đổi lớn về nội dung này thì doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc xin cấp giấy phép mới thay vì gia hạn.

3. Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động

Theo Điều 27 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động bao gồm:

• Văn bản chấp thuận hoặc văn bản xác nhận không thuộc diện phải xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài; 
• Giấy đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo mẫu quy định; 
• Giấy khám sức khỏe hoặc giấy chứng nhận sức khỏe còn giá trị trong thời hạn 12 tháng; 
• Hai ảnh màu kích thước 4x6cm, nền trắng, chụp không quá 06 tháng; 
• Bản gốc giấy phép lao động đang còn hiệu lực; 
• Tài liệu chứng minh người lao động tiếp tục làm việc theo đúng hình thức được cấp giấy phép trước đó; 
• Các giấy tờ khác theo từng trường hợp cụ thể nếu cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. 

Tùy thuộc vào từng vị trí công việc như chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật, thành phần hồ sơ chứng minh hình thức làm việc có thể khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát kỹ trước khi nộp hồ sơ để tránh phải bổ sung nhiều lần.

4. Quy trình thủ tục gia hạn giấy phép lao động

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp và người lao động rà soát thời hạn của giấy phép lao động, đồng thời chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Việc chuẩn bị hồ sơ nên được thực hiện sớm để bảo đảm có đủ thời gian xử lý nếu phát sinh yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Trong thời hạn từ 10 đến 45 ngày trước ngày giấy phép hết hiệu lực, doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị gia hạn tại Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc cơ quan được giao tiếp nhận hồ sơ tại địa phương nơi người lao động làm việc.

Hiện nay, nhiều địa phương đã triển khai tiếp nhận hồ sơ thông qua Cổng Dịch vụ công, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện thủ tục.

Bước 3. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét việc gia hạn giấy phép lao động.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ:

• cấp giấy phép lao động đã được gia hạn; hoặc 
• trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do nếu từ chối gia hạn. 

Bước 4. Ký kết hợp đồng lao động

Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi giấy phép lao động được gia hạn, người sử dụng lao động và người lao động phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước khi tiếp tục làm việc.

Sau đó, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký đến cơ quan đã thực hiện việc gia hạn giấy phép lao động theo quy định.

Thời hạn của giấy phép lao động sau khi gia hạn

Theo quy định của Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động sau khi được gia hạn có thời hạn tối đa 02 năm.

Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại Việt Nam thì doanh nghiệp không tiếp tục thực hiện thủ tục gia hạn mà phải xin cấp giấy phép lao động mới theo quy định hiện hành.

5. Một số lưu ý khi gia hạn giấy phép lao động

Không nộp hồ sơ quá muộn

Đây là lỗi phổ biến nhất.

Nếu giấy phép lao động chỉ còn dưới 10 ngày hoặc đã hết hạn thì doanh nghiệp không còn quyền thực hiện thủ tục gia hạn mà phải xin cấp mới.

Điều này có thể khiến người lao động bị gián đoạn thời gian làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Kiểm tra thời hạn giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe chỉ có giá trị trong thời hạn theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp nên chủ động bố trí khám sức khỏe trước khi chuẩn bị hồ sơ để tránh phải thực hiện lại.

Rà soát thông tin trên giấy phép

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin như:

• họ tên người lao động; 
• số hộ chiếu; 
• chức danh công việc; 
• địa điểm làm việc; 
• tên doanh nghiệp. 

Nếu có thay đổi so với giấy phép đã cấp, doanh nghiệp cần xác định đúng thủ tục cần thực hiện để tránh nộp sai hồ sơ.

Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động

Đối với trường hợp người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, thời hạn hợp đồng cần phù hợp với thời hạn giấy phép lao động được gia hạn nhằm bảo đảm tính thống nhất giữa các hồ sơ.

Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động tại Luật Thiên Thủy 

Thủ tục gia hạn giấy phép lao động tuy không quá phức tạp nhưng yêu cầu doanh nghiệp phải chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ, thực hiện đúng thời hạn và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Nếu nộp hồ sơ quá muộn hoặc thiếu tài liệu, doanh nghiệp có thể phải thực hiện lại thủ tục cấp mới, kéo dài thời gian xử lý và ảnh hưởng đến kế hoạch sử dụng lao động.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn lao động và đầu tư nước ngoài, Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ gia hạn giấy phép lao động trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện gia hạn giấy phép lao động; 
• Rà soát và hoàn thiện hồ sơ theo quy định; 
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; 
• Theo dõi quá trình xử lý và nhận kết quả; 
• Tư vấn các thủ tục liên quan sau khi được gia hạn giấy phép lao động. 

Câu hỏi thường gặp

Gia hạn giấy phép lao động được bao nhiêu lần?

Theo quy định hiện hành, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm. Sau khi hết thời hạn này, nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.

Khi nào phải nộp hồ sơ gia hạn?

Hồ sơ phải được nộp trong khoảng thời gian từ 10 đến 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn.

Mất bao lâu để được gia hạn giấy phép lao động?

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp giấy phép lao động đã được gia hạn hoặc có văn bản từ chối, nêu rõ lý do.

Kết luận

Gia hạn giấy phép lao động là thủ tục quan trọng giúp người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời giúp doanh nghiệp bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về lao động. Việc chủ động theo dõi thời hạn của giấy phép, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp đúng thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro phát sinh và không làm gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com