Khi doanh nghiệp chuyển trụ sở chính sang địa chỉ mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ với Cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định. Một trong những vấn đề thường được doanh nghiệp quan tâm là hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ doanh nghiệp có cần nộp kèm biên bản họp hay không.
Vậy hiện nay thay đổi địa chỉ doanh nghiệp có cần biên bản họp không? Hồ sơ gồm những gì và doanh nghiệp phải nộp tại đâu? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ doanh nghiệp có cần biên bản họp không?
Không.
Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp kèm biên bản họp.
Cụ thể, khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.
Hồ sơ gồm:
Như vậy, Nghị định 168/2025/NĐ-CP không quy định doanh nghiệp phải nộp kèm biên bản họp khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp hiện nay gồm những gì?
Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp, hồ sơ sẽ có sự khác nhau về chủ thể ban hành nghị quyết, quyết định.
2.1. Công ty TNHH một thành viên
Đối với công ty TNHH một thành viên, hồ sơ gồm:
Do công ty TNHH một thành viên chỉ có một chủ sở hữu nên việc thay đổi địa chỉ được quyết định bởi chủ sở hữu công ty.
Không cần biên bản họp.
2.2. Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Hồ sơ gồm:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không phải nộp bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên trong bộ hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện việc họp và lập biên bản họp nội bộ nếu pháp luật doanh nghiệp và điều lệ công ty yêu cầu.
Điều này cần phân biệt rõ:
Không phải nộp biên bản họp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh ≠ không cần lập biên bản họp trong nội bộ doanh nghiệp.
Biên bản họp vẫn có thể cần được lập và lưu giữ để chứng minh quá trình ra quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong doanh nghiệp.
2.3. Công ty hợp danh
Đối với công ty hợp danh, hồ sơ gồm:
Tương tự công ty TNHH hai thành viên trở lên, biên bản họp không thuộc thành phần hồ sơ bắt buộc phải nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh.
2.4. Công ty cổ phần
Đối với công ty cổ phần, hồ sơ gồm:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cũng không phải nộp kèm biên bản họp Đại hội đồng cổ đông trong hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ.
Tuy nhiên, biên bản họp vẫn là tài liệu nội bộ cần được lập và lưu trữ theo quy định về tổ chức, hoạt động của Đại hội đồng cổ đông.
3. Không nộp biên bản họp nhưng có cần lập biên bản họp không?
Có thể cần, tùy loại hình doanh nghiệp và cơ quan có thẩm quyền quyết định.
Đây là vấn đề dễ gây nhầm lẫn.
Quy định về thành phần hồ sơ nộp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh và quy định về hồ sơ, tài liệu nội bộ của doanh nghiệp là hai vấn đề khác nhau.
Nghị định 168/2025/NĐ-CP không yêu cầu doanh nghiệp nộp biên bản họp khi đăng ký thay đổi địa chỉ.
Tuy nhiên, đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh hoặc công ty cổ phần, việc thay đổi địa chỉ có thể thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp và điều lệ công ty.
Trong trường hợp có tổ chức cuộc họp để thông qua việc thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp vẫn nên lập và lưu biên bản họp đầy đủ.
4. Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp
Để hạn chế việc hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau:
Thứ nhất, không sử dụng máy móc mẫu hồ sơ cũ
Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng checklist hồ sơ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP và cho rằng phải nộp biên bản họp.
Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 01/2021/NĐ-CP. Vì vậy, cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành.
Thứ hai, phân biệt nghị quyết, quyết định và biên bản họp
Đây là ba loại tài liệu có tính chất khác nhau.
Nghị quyết/quyết định là tài liệu thể hiện quyết định của chủ thể có thẩm quyền về việc thay đổi địa chỉ.
Biên bản họp là tài liệu ghi nhận diễn biến, nội dung và kết quả của cuộc họp.
Trong hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ hiện nay, Nghị định 168/2025/NĐ-CP yêu cầu nghị quyết hoặc quyết định nhưng không yêu cầu nộp biên bản họp.
Thứ ba, kiểm tra việc thay đổi cơ quan thuế
Nếu chuyển địa chỉ sang địa bàn khác, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà cần kiểm tra cả vấn đề quản lý thuế.
Nếu việc thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, thủ tục với cơ quan thuế phải được thực hiện trước.
Thứ tư, kiểm tra thông tin địa chỉ mới
Doanh nghiệp cần chuẩn bị chính xác thông tin địa chỉ trụ sở mới và bảo đảm địa chỉ được kê khai thống nhất trong hồ sơ.
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cũng nên rà soát và cập nhật địa chỉ trên các giấy tờ, hợp đồng, tài khoản ngân hàng, hóa đơn điện tử, website và các hồ sơ có liên quan.
Dịch vụ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại Luật Thiên Thủy
Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp không quá phức tạp nhưng doanh nghiệp cần xác định đúng thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện, đặc biệt trong trường hợp chuyển địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp:
Kết luận
Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ doanh nghiệp hiện nay không bắt buộc phải nộp kèm biên bản họp.
Theo Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ chủ yếu gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp và nghị quyết hoặc quyết định của chủ thể có thẩm quyền tùy từng loại hình doanh nghiệp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng không phải nộp biên bản họp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh không đồng nghĩa với việc mọi trường hợp đều không cần lập biên bản họp nội bộ. Nếu việc thay đổi địa chỉ thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông và phải được thông qua tại cuộc họp, doanh nghiệp vẫn nên lập, ký và lưu giữ biên bản theo quy định pháp luật và điều lệ công ty.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
