GIA HẠN GIẤY XÁC NHẬN KHÔNG THUỘC DIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG: HỒ SƠ, THỦ TỤC MỚI NHẤT THEO NGHỊ ĐỊNH 219/2025/NĐ-CP

Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là căn cứ pháp lý quan trọng để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong các trường hợp được miễn giấy phép lao động. Khi giấy xác nhận sắp hết thời hạn, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục gia hạn theo đúng quy định để tránh ảnh hưởng đến quá trình sử dụng lao động nước ngoài.

Vậy gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Hồ sơ nộp ở đâu? Thời hạn giải quyết bao lâu? Bài viết dưới đây sẽ cập nhật đầy đủ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

1. Hồ sơ gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm những gì?

Theo Điều 15 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động bao gồm các giấy tờ sau:

1.1. Văn bản đề nghị gia hạn

Người sử dụng lao động lập Văn bản đề nghị gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Đây là tài liệu bắt buộc trong mọi hồ sơ gia hạn.

1.2. Giấy khám sức khỏe

Người lao động nước ngoài phải có giấy khám sức khỏe do cơ sở khám chữa bệnh đủ điều kiện cấp.

Lưu ý:

• Trường hợp dữ liệu khám sức khỏe đã được kết nối trên Hệ thống thông tin quản lý hoạt động khám chữa bệnh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế thì không phải nộp. 
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp được chấp nhận nếu Việt Nam và quốc gia cấp có điều ước hoặc thỏa thuận công nhận lẫn nhau và giấy khám còn thời hạn sử dụng (không quá 12 tháng kể từ ngày cấp). 

1.3. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động còn hiệu lực

Doanh nghiệp nộp bản giấy xác nhận đã được cấp và vẫn còn thời hạn để đề nghị gia hạn.

1.4. Hộ chiếu còn thời hạn

Người lao động nước ngoài phải có hộ chiếu còn giá trị sử dụng theo quy định.

1.5. Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn giấy phép lao động

Tùy từng trường hợp miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp chuẩn bị một trong các loại giấy tờ sau:

• Một trong các giấy tờ quy định tại điểm a, điểm b khoản 5 Điều 8 Nghị định 219/2025/NĐ-CP; 
• Đối với trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp, cần bổ sung: 
  • Giấy tờ chứng minh người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP; 
  • Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam. 

2. Thủ tục gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Theo Điều 16 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trình tự gia hạn được thực hiện như sau:

Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ:

• Không quá 45 ngày trước ngày giấy xác nhận hết hạn; 
• Và ít nhất 10 ngày trước ngày hết hạn. 

Hồ sơ được nộp đến Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức nộp:

• Nộp trực tiếp; 
• Qua dịch vụ bưu chính công ích;  
• Qua đơn vị được ủy quyền; 
• Qua Cổng Dịch vụ công theo quy định. 

Bước 2. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền để xử lý theo cơ chế một cửa.

Bước 3. Giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện:

• Gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động; hoặc 
• Trả lời bằng văn bản nếu từ chối gia hạn và nêu rõ lý do. 

3. Thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy xác nhận được xác định theo thời hạn của một trong các căn cứ sau nhưng không quá 02 năm, bao gồm:

• Thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký kết; 
• Thời hạn trong văn bản cử người lao động sang Việt Nam; 
• Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài; 
• Thời hạn hợp đồng cung cấp dịch vụ; 
• Thời hạn trong giấy phép thành lập hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức; 
• Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động tham gia hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài có hiện diện thương mại tại Việt Nam; 
• Các trường hợp khác theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP. 

Đối với các trường hợp quy định tại khoản 14 và khoản 15 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn giấy xác nhận do bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận nhưng cũng không vượt quá 02 năm.

4. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được gia hạn mấy lần?

Theo Điều 17 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

• Giấy xác nhận chỉ được gia hạn một lần. 
• Thời gian gia hạn tối đa không quá 02 năm. 

Sau khi hết thời hạn gia hạn, nếu người lao động vẫn tiếp tục thuộc diện miễn giấy phép lao động thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới theo quy định hiện hành.

5. Những lưu ý khi gia hạn giấy xác nhận miễn giấy phép lao động

Để tránh hồ sơ bị trả lại hoặc làm gián đoạn quá trình làm việc của người lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Theo dõi thời hạn giấy xác nhận để nộp hồ sơ đúng khoảng thời gian từ 10 đến 45 ngày trước khi hết hạn. 
• Kiểm tra hộ chiếu còn thời hạn phù hợp với thời gian đề nghị gia hạn. 
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ chứng minh người lao động vẫn thuộc diện miễn giấy phép lao động. 
• Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đối với các giấy tờ do nước ngoài cấp nếu pháp luật yêu cầu. 
• Không nên chờ sát ngày hết hạn mới thực hiện thủ tục để tránh ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc của người lao động. 

Dịch vụ gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại Luật Thiên Thủy

Việc xác định người lao động nước ngoài còn đáp ứng điều kiện miễn giấy phép lao động hay không, cũng như chuẩn bị đúng hồ sơ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, là yêu cầu quan trọng để hồ sơ được giải quyết nhanh chóng.

Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trọn gói với các hạng mục:

• Tư vấn điều kiện gia hạn theo từng trường hợp miễn giấy phép lao động; 
• Kiểm tra hồ sơ và giấy tờ của người lao động nước ngoài; 
• Soạn thảo toàn bộ biểu mẫu theo quy định; 
• Đại diện doanh nghiệp nộp và theo dõi hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền; 
• Hỗ trợ gia hạn thẻ tạm trú và các thủ tục liên quan cho người lao động nước ngoài. 

Kết luận

Gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc đối với người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam sau khi giấy xác nhận sắp hết hiệu lực. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nộp đúng thời hạn từ 10 đến 45 ngày trước khi giấy xác nhận hết hạn và lưu ý rằng giấy xác nhận chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm. Việc thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài hợp pháp, hạn chế rủi ro pháp lý và tránh gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com