ĐĂNG KÝ NHU CẦU SỬ DỤNG LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI TRƯỚC KHI XIN GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG 2026

Trước khi người nước ngoài được cấp Giấy phép lao động (Work Permit) tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định hiện hành. Tuy nhiên, từ khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực ngày 07/08/2025, cơ chế và thời điểm thực hiện thủ tục này đã có những thay đổi đáng chú ý so với quy định trước đây. 

Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài không đơn thuần là một thủ tục hành chính độc lập được thực hiện trước khi xin Work Permit như cách hiểu trước đây. Theo quy định mới, nội dung giải trình nhu cầu được thực hiện gắn với hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép lao động trong trường hợp thuộc diện phải thực hiện.

Vậy đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài năm 2026 được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì và phải nộp hồ sơ trước bao lâu? Hãy cùng Luật Thiên Thủy tìm hiểu chi tiết.

1. Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là gì?

Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là thủ tục để người sử dụng lao động xác định và giải trình với cơ quan có thẩm quyền về nhu cầu tuyển dụng người lao động nước ngoài vào các vị trí mà doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng.

Mục đích của việc giải trình là làm rõ các thông tin như:

• Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng bao nhiêu lao động nước ngoài; 
• Người nước ngoài sẽ đảm nhiệm vị trí nào; 
• Chức danh công việc là gì; 
• Địa điểm làm việc; 
• Hình thức làm việc; 
• Thời gian dự kiến làm việc; 
• Lý do doanh nghiệp cần sử dụng lao động nước ngoài. 

Đây là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét việc chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và cấp Giấy phép lao động.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Mẫu số 03 được sử dụng cho nội dung giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép lao động. 

Quy định năm 2026 có gì thay đổi?

Trước đây, doanh nghiệp thường thực hiện một bước báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài riêng, sau đó mới thực hiện hồ sơ xin Giấy phép lao động.

Từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thay đổi trình tự. Theo đó, hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động bao gồm nội dung báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, được thực hiện theo Mẫu số 03. 

Do đó, khi thực hiện thủ tục trong năm 2026, doanh nghiệp cần áp dụng quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay vì tiếp tục sử dụng quy trình cũ.

2. Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài?

Về nguyên tắc, doanh nghiệp phải thực hiện nội dung giải trình nhu cầu khi có nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài thuộc diện phải có Giấy phép lao động.

Các vị trí phổ biến bao gồm:

Nhà quản lý

Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật hoặc người đứng đầu, phụ trách đơn vị, bộ phận có quyền quản lý, điều hành theo quy định.

Giám đốc điều hành

Là người đứng đầu và trực tiếp điều hành một đơn vị hoặc một phần hoạt động của doanh nghiệp theo quy định.

Chuyên gia

Người lao động nước ngoài phải đáp ứng điều kiện về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm theo quy định tương ứng với vị trí chuyên gia.

Lao động kỹ thuật

Người lao động nước ngoài thực hiện công việc kỹ thuật và đáp ứng các điều kiện về trình độ, đào tạo hoặc kinh nghiệm theo quy định.

Đây là những nhóm vị trí chủ yếu mà doanh nghiệp phải xác định nhu cầu khi dự kiến tuyển dụng người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

3. Doanh nghiệp có phải đăng ký nhu cầu đối với mọi lao động nước ngoài?

Không.

Một trong những vấn đề doanh nghiệp cần kiểm tra đầu tiên là người nước ngoài dự kiến làm việc có thuộc diện cấp Giấy phép lao động hay không.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp Giấy phép lao động, trong đó có các trường hợp được quy định tại Bộ luật Lao động và các trường hợp cụ thể tại Điều 7 Nghị định này. 

Ví dụ, người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm thuộc trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động theo quy định tại điểm a khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. 

Ngoài ra còn có các trường hợp liên quan đến:

• Nhà đầu tư; 
• Thành viên góp vốn; 
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại; 
• Người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; 
• Tình nguyện viên; 
• Một số trường hợp thực hiện điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận quốc tế; 
• Một số trường hợp đặc thù khác.  

Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ xin Giấy phép lao động, doanh nghiệp nên xác định chính xác người nước ngoài thuộc diện nào.

Không nên mặc định rằng mọi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam đều phải xin Work Permit.

4. Hồ sơ đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài năm 2026

Theo quy định mới, doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP để thực hiện nội dung giải trình nhu cầu và đề nghị cấp, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép lao động. 

Trong hồ sơ, doanh nghiệp cần kê khai các thông tin cơ bản như:

• Tên người sử dụng lao động; 
• Loại hình doanh nghiệp/tổ chức;  
• Địa chỉ; 
• Thông tin liên hệ; 
• Vị trí công việc cần sử dụng lao động nước ngoài; 
• Số lượng người lao động; 
• Chức danh; 
• Hình thức làm việc; 
• Địa điểm làm việc; 
• Thời gian làm việc; 
• Lý do sử dụng lao động nước ngoài. 

Đặc biệt, thông tin về vị trí, chức danh, địa điểm và thời gian làm việc cần được kê khai chính xác ngay từ đầu.

Doanh nghiệp không nên sử dụng một nội dung giải trình chung chung cho nhiều trường hợp khác nhau.

5. Doanh nghiệp cần giải trình lý do sử dụng lao động nước ngoài như thế nào?

Đây là phần doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Việc giải trình không nên chỉ ghi đơn giản:

"Doanh nghiệp cần người nước ngoài vì lao động Việt Nam không đáp ứng."

Nội dung này quá chung chung và không thể hiện rõ nhu cầu thực tế.

Doanh nghiệp nên xác định cụ thể:

Về vị trí công việc

Người nước ngoài sẽ giữ vị trí nào?

Ví dụ:

• Chuyên gia công nghệ thông tin;  
• Chuyên gia quản lý dự án; 
• Giám đốc điều hành; 
• Kỹ thuật viên máy móc; 
• Chuyên gia tài chính; 
• Chuyên gia chuyển giao công nghệ. 

Về yêu cầu chuyên môn

Doanh nghiệp cần người lao động có:

• Kiến thức chuyên môn đặc thù; 
• Kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể; 
• Kỹ năng kỹ thuật; 
• Kinh nghiệm quản lý; 
• Kinh nghiệm làm việc với hệ thống, công nghệ hoặc quy trình đặc thù. 

Về lý do cần lao động nước ngoài

Doanh nghiệp có thể giải trình dựa trên nhu cầu thực tế như:

• Công việc yêu cầu kinh nghiệm quốc tế; 
• Doanh nghiệp đang triển khai dự án có yếu tố nước ngoài; 
• Người lao động có kinh nghiệm đặc thù mà doanh nghiệp đang cần; 
• Cần nhân sự thực hiện chuyển giao công nghệ; 
• Cần người quản lý hoạt động của doanh nghiệp/đơn vị; 
• Lao động Việt Nam chưa đáp ứng được yêu cầu của vị trí. 

Điểm quan trọng là nội dung giải trình phải phù hợp với vị trí công việc và hồ sơ của người lao động.

6. Thời hạn thực hiện thủ tục đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Đây là một trong những điểm cần cập nhật khi viết hồ sơ năm 2026.

Theo Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. 

Như vậy, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng tiến độ hồ sơ trước ngày người nước ngoài bắt đầu làm việc.

Không nên để đến sát ngày dự kiến làm việc mới chuẩn bị hồ sơ vì ngoài thủ tục giải trình nhu cầu, hồ sơ Work Permit còn có thể cần các giấy tờ khác như:

• Hộ chiếu; 
• Giấy khám sức khỏe; 
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy tờ tương ứng; 
• Văn bằng, chứng chỉ; 
• Giấy xác nhận kinh nghiệm; 
• Giấy tờ chứng minh vị trí công việc; 
• Ảnh; 
• Các giấy tờ khác tùy từng trường hợp. 

7. Dịch vụ đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Luật Thiên Thủy

Thủ tục đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài thường gắn với hồ sơ Work Permit và các giấy tờ chứng minh tư cách của người lao động. Vì vậy, nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm xử lý hồ sơ lao động nước ngoài, việc tự thực hiện có thể mất nhiều thời gian.

Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện thủ tục lao động nước ngoài trọn gói, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện sử dụng lao động nước ngoài; 
• Kiểm tra người lao động có thuộc diện phải xin Work Permit hay không; 
• Đăng ký/giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài; 
• Xin cấp mới Giấy phép lao động;  
• Cấp lại Giấy phép lao động; 
• Gia hạn Giấy phép lao động; 
• Xin xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động; 
• Thực hiện thủ tục thông báo đối với trường hợp thuộc diện không phải xin xác nhận; 
• Tư vấn visa và thẻ tạm trú cho người nước ngoài; 
• Tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài. 

Luật Thiên Thủy hỗ trợ doanh nghiệp rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra tính thống nhất của thông tin và thực hiện thủ tục với cơ quan có thẩm quyền, qua đó hạn chế rủi ro hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc không được chấp thuận.

Kết luận

Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài là bước doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi thực hiện thủ tục xin Giấy phép lao động cho người nước ngoài. Từ khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực, doanh nghiệp cần cập nhật cách thức thực hiện mới, đặc biệt là việc sử dụng Mẫu số 03 và thời hạn nộp hồ sơ theo quy định hiện hành. 

Quan trọng nhất, doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, vị trí công việc, địa điểm, thời gian làm việc và lý do sử dụng lao động nước ngoài, đồng thời bảo đảm thông tin thống nhất giữa hồ sơ giải trình và hồ sơ Work Permit.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com