QUY TRÌNH KHAI THUẾ BAN ĐẦU CHO DOANH NGHIỆP MỚI THÀNH LẬP NĂM 2026: HỒ SƠ VÀ CÁC BƯỚC CẦN THỰC HIỆN

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào hoạt động kinh doanh mà bỏ sót các thủ tục thuế ban đầu. Đây là giai đoạn rất quan trọng vì nếu thực hiện không đúng hoặc chậm trễ có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính về thuế, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Vậy quy trình khai thuế ban đầu năm 2026 gồm những bước nào? Hồ sơ cần chuẩn bị ra sao? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp mới thành lập thực hiện đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Khai Thuế Ban Đầu Là Gì?

Khai thuế ban đầu là việc doanh nghiệp mới thành lập thực hiện các thủ tục đăng ký, kê khai và cung cấp thông tin cần thiết với cơ quan thuế nhằm phục vụ công tác quản lý thuế trong quá trình hoạt động.

Thông qua thủ tục này, doanh nghiệp xác lập các thông tin về:

• Trụ sở hoạt động; 
• Tài khoản ngân hàng; 
• Chế độ kế toán áp dụng; 
• Người phụ trách kế toán; 
• Phương pháp khấu hao tài sản cố định;  
• Các nghĩa vụ kê khai thuế phát sinh. 

2. Quy Trình Khai Thuế Ban Đầu Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Bước 1: Nhận Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp (ERC)

Đây là bước đầu tiên sau khi hồ sơ thành lập doanh nghiệp được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là căn cứ pháp lý xác nhận:

• Tên doanh nghiệp; 
• Mã số doanh nghiệp; 
• Địa chỉ trụ sở; 
• Người đại diện theo pháp luật; 
• Ngành nghề kinh doanh; 
• Vốn điều lệ. 

Doanh nghiệp chỉ được tiến hành các thủ tục thuế và hoạt động kinh doanh sau khi được cấp ERC.

Bước 2: Làm Biển Hiệu Và Khắc Dấu Doanh Nghiệp

Biển hiệu công ty

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải treo biển hiệu tại trụ sở chính với các thông tin:

• Tên doanh nghiệp; 
• Mã số doanh nghiệp; 
• Địa chỉ trụ sở; 
• Số điện thoại (nếu có). 

Biển hiệu là căn cứ để cơ quan thuế xác minh doanh nghiệp hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký.

Con dấu doanh nghiệp

Mặc dù pháp luật hiện nay không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu trong mọi giao dịch, tuy nhiên việc khắc dấu vẫn rất cần thiết để:

• Ký kết hợp đồng; 
• Thực hiện thủ tục hành chính; 
• Giao dịch với ngân hàng; 
• Giao dịch với đối tác. 

Bước 3: Mở Tài Khoản Ngân Hàng Công Ty

Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là công cụ bắt buộc trong quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt đối với:

• Thanh toán hóa đơn; 
• Nộp thuế điện tử; 
• Giao dịch với đối tác; 
• Chi trả lương nhân viên. 

Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng

Thông thường bao gồm:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;  
• Điều lệ công ty; 
• CCCD/Hộ chiếu người đại diện pháp luật;  
• Con dấu công ty (nếu có); 
• Quyết định bổ nhiệm người đại diện giao dịch với ngân hàng (nếu cần). 

Sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký và kích hoạt dịch vụ nộp thuế điện tử.

Bước 4: Chuẩn Bị Hồ Sơ Khai Thuế Ban Đầu

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình khai thuế ban đầu.

(1). Hợp Đồng Thuê Hoặc Mượn Trụ Sở

Doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hợp đồng thuê nhà; 
• Hợp đồng mượn địa điểm; 
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê hoặc cho mượn. 

Việc chứng minh địa chỉ hoạt động hợp pháp là cơ sở để cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.

(2). Công Văn Đăng Ký Chế Độ Kế Toán

Doanh nghiệp cần lựa chọn chế độ kế toán phù hợp với quy mô hoạt động theo quy định của pháp luật kế toán.

Nội dung thường bao gồm:

• Hình thức ghi sổ kế toán; 
• Chế độ kế toán áp dụng; 
• Niên độ kế toán; 
• Đơn vị tiền tệ sử dụng. 

(3). Công Văn Đăng Ký Phương Pháp Khấu Hao Tài Sản Cố Định

Đối với doanh nghiệp có tài sản cố định phục vụ hoạt động kinh doanh, cần xây dựng phương án khấu hao phù hợp.

Nội dung gồm:

• Danh mục tài sản; 
• Thời gian sử dụng; 
• Phương pháp khấu hao; 
• Mức trích khấu hao hàng năm. 

Việc đăng ký rõ ràng giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế.

(4). Quyết Định Bổ Nhiệm Giám Đốc

Doanh nghiệp cần ban hành:

• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng Giám đốc; 
• Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. 

Đây là tài liệu nội bộ quan trọng phục vụ quản lý doanh nghiệp và hồ sơ kế toán.

(5). Quyết Định Bổ Nhiệm Kế Toán

Tùy mô hình doanh nghiệp sẽ bổ nhiệm:

Kế toán trưởng

Thông thường cần:

• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định; 
• Đáp ứng điều kiện chuyên môn theo Luật Kế toán. 

Kế toán viên

Yêu cầu cơ bản:

• Có bằng chuyên ngành kế toán, kiểm toán hoặc tài chính; 
• Được giao nhiệm vụ phụ trách công tác kế toán. 

Trong trường hợp doanh nghiệp nhỏ chưa bố trí kế toán trưởng có thể bổ nhiệm người phụ trách kế toán theo quy định.

(6). Thông Báo Tài Khoản Ngân Hàng

Doanh nghiệp cần lưu trữ:

• Giấy xác nhận mở tài khoản; 
• Hợp đồng sử dụng dịch vụ ngân hàng điện tử; 
• Chữ ký số phục vụ nộp thuế điện tử. 

Đây là các hồ sơ thường được sử dụng trong quá trình kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế.

3. Các Nghĩa Vụ Thuế Cần Thực Hiện Sau Khi Khai Thuế Ban Đầu

Sau khi hoàn tất hồ sơ ban đầu, doanh nghiệp cần lưu ý các nghĩa vụ thuế định kỳ như:

3.1. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Kê khai theo:

• Tháng; 
• Quý. 

Tùy thuộc quy mô doanh nghiệp.

3.2. Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Thực hiện kê khai và quyết toán theo năm tài chính.

3.3. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Phát sinh khi doanh nghiệp trả thu nhập cho người lao động.

4. Những Sai Lầm Doanh Nghiệp Mới Thành Lập Thường Gặp

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường mắc các lỗi như:

• Không treo biển hiệu tại trụ sở; 
• Chậm mở tài khoản ngân hàng; 
• Không bố trí người phụ trách kế toán;  
• Không đăng ký chữ ký số; 
• Chậm kê khai thuế ban đầu; 
• Không lưu trữ hồ sơ thuê địa điểm; 
• Kê khai thuế muộn dẫn đến bị xử phạt.  

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và tiết kiệm chi phí xử lý vi phạm.

Dịch Vụ Khai Thuế Ban Đầu Trọn Gói Cho Doanh Nghiệp Mới Thành Lập

Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán hoặc chưa nắm rõ quy trình pháp lý, việc sử dụng dịch vụ khai thuế ban đầu là giải pháp hiệu quả.

Dịch vụ tại Luật Thiên Thủy bao gồm:

✓ Tư vấn toàn bộ thủ tục sau thành lập doanh nghiệp;

✓ Soạn thảo hồ sơ khai thuế ban đầu;

✓ Hướng dẫn treo biển hiệu đúng quy định;

✓ Hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng;

✓ Đăng ký chữ ký số và thuế điện tử;

✓ Tư vấn chế độ kế toán phù hợp;

✓ Hỗ trợ kê khai thuế ban đầu và hồ sơ nội bộ doanh nghiệp;

✓ Tư vấn các nghĩa vụ thuế định kỳ sau khi đi vào hoạt động.

Kết Luận

Khai thuế ban đầu là một trong những thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp mới thành lập. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm hợp đồng thuê trụ sở, quyết định bổ nhiệm giám đốc, quyết định bổ nhiệm kế toán, công văn chế độ kế toán, công văn khấu hao và thông tin tài khoản ngân hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng ổn định hoạt động và tránh các rủi ro về thuế.

Doanh nghiệp nên thực hiện đúng quy trình ngay từ đầu hoặc lựa chọn đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY

Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh

Hotline: 0911 732 048

Email: congtythienthuy2022@gmail.com