Việc người nước ngoài giữ chức danh người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Việt Nam có phải xin Giấy phép lao động (Work Permit) hay không là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Trên thực tế, người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật không mặc nhiên được miễn Giấy phép lao động. Việc có phải xin Work Permit hay không còn phụ thuộc vào tư cách của người nước ngoài tại doanh nghiệp, giá trị phần vốn góp, chức danh thực tế và trường hợp làm việc tại Việt Nam.
Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp chi tiết câu hỏi người nước ngoài là đại diện pháp luật có phải xin Work Permit không, các trường hợp được miễn, hồ sơ, thủ tục và những vấn đề cần lưu ý.
1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì?
Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp trong các quan hệ tố tụng và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý cũng như quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện.
Do đó, người nước ngoài hoàn toàn có thể được đăng ký làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại Việt Nam nếu đáp ứng các điều kiện theo pháp luật doanh nghiệp.
Tuy nhiên, việc được đăng ký là người đại diện theo pháp luật và việc được phép làm việc tại Việt Nam là hai vấn đề pháp lý khác nhau.
2. Người nước ngoài là đại diện pháp luật có phải xin Work Permit không?
Câu trả lời: Không phải mọi trường hợp đều phải xin Work Permit.
Việc người nước ngoài đứng tên là người đại diện theo pháp luật không phải là căn cứ độc lập để được miễn Giấy phép lao động.
Nếu người nước ngoài thực tế làm việc tại Việt Nam và thuộc đối tượng phải có Giấy phép lao động thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin Work Permit trước khi người này bắt đầu làm việc theo quy định.
Ngược lại, nếu người nước ngoài đồng thời thuộc một trong các trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động thì có thể không phải xin Work Permit.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một trong những trường hợp được miễn là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty TNHH, hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên của công ty cổ phần.
Vì vậy, cần phân biệt rõ:
3. Trường hợp người nước ngoài là đại diện pháp luật phải xin Work Permit
Người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật có thể phải xin Giấy phép lao động nếu không thuộc bất kỳ trường hợp miễn nào theo quy định.
3.1. Đại diện pháp luật nhưng không góp vốn vào doanh nghiệp
Ví dụ, doanh nghiệp bổ nhiệm một người nước ngoài làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật nhưng người này không phải chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn thuộc trường hợp miễn.
Nếu người nước ngoài thực tế làm việc tại Việt Nam với tư cách nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc theo hình thức làm việc thuộc diện cấp phép thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục xin Work Permit.
Nói cách khác, việc có tên trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với chức danh người đại diện theo pháp luật không tự động thay thế Giấy phép lao động.
3.2. Là thành viên hoặc chủ sở hữu công ty TNHH nhưng vốn góp dưới 3 tỷ đồng
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH từ 3 tỷ đồng trở lên mới thuộc trường hợp không phải cấp Giấy phép lao động.
Do đó, nếu phần vốn góp dưới 3 tỷ đồng, người nước ngoài không được miễn chỉ vì có tư cách thành viên hoặc chủ sở hữu.
Nếu đồng thời là người đại diện theo pháp luật và thực tế làm việc tại Việt Nam thì cần xem xét thủ tục cấp Work Permit.
3.3. Người đại diện pháp luật của công ty cổ phần nhưng không đáp ứng điều kiện miễn
Đối với công ty cổ phần, trường hợp được miễn theo quy định mới là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
Vì vậy, người nước ngoài chỉ giữ chức danh người đại diện theo pháp luật nhưng không đồng thời đáp ứng điều kiện miễn thì vẫn phải xem xét nghĩa vụ xin Work Permit.
4. Trường hợp người nước ngoài là đại diện pháp luật được miễn Work Permit
Một số trường hợp người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật có thể không thuộc diện cấp Giấy phép lao động nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện của pháp luật.
4.1. Chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
Người nước ngoài là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH với giá trị phần vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc trường hợp không phải cấp Giấy phép lao động.
Trường hợp người này đồng thời là người đại diện theo pháp luật của công ty thì không phải xin Work Permit trên cơ sở trường hợp miễn này.
4.2. Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
Người nước ngoài là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần và có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên cũng thuộc trường hợp không phải cấp Giấy phép lao động.
Nếu người này đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì vẫn được áp dụng trường hợp miễn nêu trên nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
4.3. Các trường hợp miễn khác
Ngoài trường hợp miễn dựa trên tư cách nhà đầu tư hoặc thành viên HĐQT, người nước ngoài còn có thể không thuộc diện cấp Giấy phép lao động nếu thuộc các trường hợp khác được quy định tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Một số trường hợp đáng chú ý gồm:
Do đó, doanh nghiệp cần xác định đúng căn cứ miễn trước khi quyết định có thực hiện thủ tục Work Permit hay không.
5. Có phải xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp Work Permit không?
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Không phải mọi trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động đều phải thực hiện thủ tục xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, đối với một số trường hợp nhất định, người sử dụng lao động không phải làm thủ tục cấp giấy xác nhận, nhưng phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước ít nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
Đối với các trường hợp phải xin giấy xác nhận, hồ sơ cơ bản gồm:
Thời hạn giải quyết hồ sơ cấp giấy xác nhận là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Do đó, trước khi làm hồ sơ, doanh nghiệp nên xác định chính xác trường hợp miễn của người nước ngoài để tránh thực hiện thừa hoặc thiếu thủ tục.
6. Hồ sơ xin Work Permit cho người nước ngoài là đại diện pháp luật
Trường hợp người nước ngoài phải xin Giấy phép lao động, hồ sơ được thực hiện theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Hồ sơ cơ bản gồm:
6.1. Văn bản đề nghị cấp Work Permit
Người sử dụng lao động lập văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp Giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
6.2. Giấy khám sức khỏe
Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp.
Trong một số trường hợp, giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp cũng có thể được sử dụng nếu đáp ứng điều kiện về điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn theo quy định.
6.3. Hộ chiếu
Người lao động nước ngoài phải cung cấp hộ chiếu còn thời hạn.
6.4. Phiếu lý lịch tư pháp
Hồ sơ cần có Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không thuộc trường hợp đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Giấy tờ này phải được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp thực hiện liên thông thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp Giấy phép lao động theo quy định.
6.5. Ảnh
Chuẩn bị 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.
6.6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc
Tùy trường hợp, hồ sơ phải có giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người nước ngoài tại Việt Nam.
6.7. Giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý
Nếu người nước ngoài làm việc với tư cách nhà quản lý, giấy tờ chứng minh có thể là:
Nghị định 219/2025/NĐ-CP xác định nhà quản lý là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định.
7. Thủ tục xin Work Permit cho người đại diện pháp luật
Bước 1. Xác định người nước ngoài có thuộc diện cấp Work Permit
Doanh nghiệp cần rà soát:
Đây là bước quan trọng nhất vì việc xác định sai trường hợp có thể dẫn đến việc doanh nghiệp thực hiện không đúng thủ tục.
Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trong đó đặc biệt lưu ý giấy tờ chứng minh vị trí nhà quản lý nếu người nước ngoài làm việc với chức danh này.
Đối với giấy tờ do nước ngoài cấp, cần lưu ý quy định về hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực theo quy định pháp luật, trừ trường hợp được miễn.
Bước 3. Nộp hồ sơ
Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người nước ngoài dự kiến làm việc.
Hồ sơ cũng có thể được thực hiện theo phương thức điện tử trên Cổng Dịch vụ công quốc gia theo quy định.
Bước 4. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi Giấy phép lao động; UBND cấp tỉnh có thể quyết định phân cấp cho cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục.
Bước 5. Nhận kết quả
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp Giấy phép lao động.
Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không cấp Giấy phép lao động thì phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
8. Work Permit của người đại diện pháp luật có thời hạn bao lâu?
Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn Giấy phép lao động được xác định theo thời hạn của từng căn cứ làm việc nhưng không quá 02 năm.
Thời hạn cụ thể có thể căn cứ vào:
Giấy phép lao động được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 02 năm theo quy định.
Dịch vụ xin Work Permit cho người nước ngoài tại Luật Thiên Thủy
Thủ tục Giấy phép lao động cho người nước ngoài thường liên quan đồng thời đến hồ sơ doanh nghiệp, chức danh quản lý, hồ sơ nhân thân, bằng cấp, kinh nghiệm và hình thức làm việc.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ hỗ trợ trọn gói gồm:
Kết luận
Người nước ngoài là người đại diện theo pháp luật không mặc nhiên được miễn Giấy phép lao động.
Nếu chỉ giữ chức danh người đại diện theo pháp luật nhưng không thuộc trường hợp miễn theo quy định thì người nước ngoài vẫn phải thực hiện thủ tục xin Work Permit trước khi làm việc tại Việt Nam.
Ngược lại, nếu người nước ngoài đồng thời thuộc trường hợp được miễn, chẳng hạn chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, hoặc Chủ tịch/thành viên HĐQT công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên, thì có thể thuộc diện không phải cấp Giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Vì vậy, trước khi bố trí người nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp, doanh nghiệp nên rà soát đầy đủ chức danh, vốn góp, hình thức làm việc và căn cứ miễn để xác định đúng thủ tục cần thực hiện.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
