Trong quá trình làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài có thể được cấp hộ chiếu mới do hộ chiếu cũ hết hạn, hết trang hoặc vì lý do khác. Khi số hộ chiếu và thông tin hộ chiếu thay đổi, các giấy tờ liên quan đến quá trình cư trú và làm việc tại Việt Nam cũng cần được rà soát để đảm bảo thống nhất.
Một trong những vấn đề doanh nghiệp thường gặp là Giấy phép lao động đang còn thời hạn nhưng thông tin hộ chiếu trên giấy phép không còn phù hợp.
Vậy đổi hộ chiếu có phải cấp lại Giấy phép lao động không? Hồ sơ cấp lại Work Permit gồm những gì? Thời gian giải quyết bao lâu?
Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy hướng dẫn chi tiết thủ tục cấp lại Giấy phép lao động do thay đổi thông tin hộ chiếu.
1. Thay đổi số hộ chiếu có phải cấp lại Giấy phép lao động không?
Trong thời gian Giấy phép lao động còn hiệu lực, người lao động nước ngoài có thể phát sinh việc thay đổi hộ chiếu.
Một số trường hợp thường gặp:
Khi thông tin hộ chiếu trên Giấy phép lao động không còn phù hợp với hộ chiếu mới, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép lao động theo trường hợp tương ứng.
Đây là thủ tục nhằm cập nhật thông tin trên Giấy phép lao động đang còn giá trị, không phải thủ tục xin Giấy phép lao động mới từ đầu.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rà soát đồng thời các giấy tờ khác của người lao động như visa, thẻ tạm trú và hồ sơ lao động để đảm bảo thông tin được thống nhất.
2. Hồ sơ cấp lại Giấy phép lao động do thay đổi hộ chiếu
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định. Về cơ bản, hồ sơ gồm các giấy tờ liên quan đến việc đề nghị cấp lại và thông tin hộ chiếu mới.
2.1. Văn bản đề nghị cấp lại Giấy phép lao động
Do người sử dụng lao động lập theo mẫu quy định.
Trong văn bản cần thể hiện thông tin của:
2.2. Giấy phép lao động đã được cấp
Doanh nghiệp chuẩn bị Giấy phép lao động hiện tại để thực hiện thủ tục cấp lại theo quy định.
Việc cung cấp giấy phép cũ giúp cơ quan có thẩm quyền đối chiếu thông tin và xác định nội dung cần cập nhật.
2.3. Hộ chiếu mới của người lao động
Hồ sơ cần có bản sao hộ chiếu mới của người lao động nước ngoài.
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin như:
Đặc biệt, số hộ chiếu trên hồ sơ đề nghị cấp lại phải thống nhất với hộ chiếu mới.
2.4. Ảnh của người lao động nước ngoài
Theo nội dung hồ sơ được sử dụng trong thủ tục cấp lại, doanh nghiệp chuẩn bị ảnh của người lao động theo yêu cầu.
Thông thường cần:
Doanh nghiệp nên chuẩn bị ảnh đúng quy cách để tránh phải bổ sung hồ sơ.
3. Quy trình cấp lại Work Permit do đổi hộ chiếu
Bước 1: Người lao động thông báo cho doanh nghiệp
Sau khi được cấp hộ chiếu mới, người lao động cần thông báo cho doanh nghiệp về việc thay đổi thông tin.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
Bước 2: Rà soát toàn bộ hồ sơ của người lao động
Không nên chỉ kiểm tra Giấy phép lao động.
Doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin giữa:
Hộ chiếu → Giấy phép lao động → Visa → Thẻ tạm trú → Hồ sơ lao động.
Nếu phát hiện thông tin không thống nhất, cần xác định giấy tờ nào phải cập nhật để đảm bảo hồ sơ của người lao động đồng bộ.
Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ cấp lại
Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp tại cơ quan có thẩm quyền quản lý lao động.
Tùy quy định và hệ thống tiếp nhận tại từng địa phương, hồ sơ có thể được thực hiện thông qua hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến.
Bước 4: Cơ quan có thẩm quyền xem xét hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra:
Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp lại Giấy phép lao động theo quy định.
Bước 5: Nhận Giấy phép lao động được cấp lại
Theo nội dung hướng dẫn trên, thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp không cấp lại, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
4. Đổi hộ chiếu nhưng Giấy phép lao động còn hạn có cần xin lại từ đầu không?
Không phải xin lại Giấy phép lao động mới từ đầu nếu thuộc trường hợp cấp lại do thay đổi thông tin.
Đây là điểm doanh nghiệp cần phân biệt:
Vì vậy, nếu người lao động chỉ thay đổi số hộ chiếu trong khi Giấy phép lao động vẫn còn giá trị, doanh nghiệp cần xác định đúng thủ tục cấp lại thay vì thực hiện hồ sơ cấp mới hoặc gia hạn không đúng trường hợp.
5. Đổi hộ chiếu có cần đổi thẻ tạm trú không?
Đây cũng là vấn đề doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
Giấy phép lao động không phải là giấy tờ duy nhất có thông tin hộ chiếu. Người nước ngoài thường đồng thời có:
Khi hộ chiếu mới được cấp, doanh nghiệp và người lao động nên rà soát toàn bộ giấy tờ liên quan.
Nếu thông tin trên visa hoặc thẻ tạm trú không còn phù hợp với hộ chiếu mới, cần thực hiện thủ tục cập nhật hoặc cấp lại giấy tờ tương ứng theo quy định về xuất nhập cảnh.
Do đó, đổi hộ chiếu không nên chỉ xử lý riêng Giấy phép lao động mà cần kiểm tra toàn bộ hồ sơ cư trú và lao động của người nước ngoài.
6. Những lưu ý khi cấp lại Work Permit do đổi hộ chiếu
Để hạn chế việc hồ sơ phải bổ sung, doanh nghiệp nên lưu ý:
Thứ nhất, kiểm tra chính xác số hộ chiếu mới
Chỉ một sai sót về số hộ chiếu, ngày cấp hoặc ngày hết hạn cũng có thể khiến thông tin trên hồ sơ không thống nhất.
Thứ hai, kiểm tra thời hạn Giấy phép lao động
Nếu Giấy phép lao động đã gần hết hạn, doanh nghiệp cần cân nhắc thủ tục phù hợp thay vì chỉ thực hiện cấp lại do đổi hộ chiếu.
Thứ ba, kiểm tra visa và TRC
Sau khi đổi hộ chiếu, cần rà soát cả visa và thẻ tạm trú để đảm bảo người nước ngoài tiếp tục cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
Thứ tư, không sử dụng hồ sơ cũ một cách máy móc
Hồ sơ của người lao động cần được cập nhật theo hộ chiếu mới, đặc biệt khi thực hiện các thủ tục tiếp theo như gia hạn Work Permit, gia hạn TRC hoặc thay đổi thông tin cư trú.
Thứ năm, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục
Không nên chờ đến khi Giấy phép lao động hết hạn mới xử lý thông tin hộ chiếu. Việc cập nhật sớm giúp tránh tình trạng thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục tiếp theo.
Dịch vụ cấp lại Giấy phép lao động tại Luật Thiên Thủy
Thủ tục cấp lại Giấy phép lao động do thay đổi thông tin hộ chiếu có hồ sơ tương đối đơn giản nhưng yêu cầu thông tin giữa các giấy tờ phải chính xác và thống nhất.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ Giấy phép lao động cho người nước ngoài, hỗ trợ:
Ngoài cấp lại Work Permit, Luật Thiên Thủy còn hỗ trợ:
Câu hỏi thường gặp
Đổi hộ chiếu có phải cấp lại Giấy phép lao động không?
Nếu việc đổi hộ chiếu làm thay đổi thông tin được thể hiện trên Giấy phép lao động thì doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp lại theo trường hợp tương ứng.
Cấp lại Work Permit do đổi hộ chiếu có phải xin lại hồ sơ chuyên gia không?
Trường hợp chỉ cập nhật thông tin hộ chiếu thì cần xác định đúng trường hợp cấp lại để chuẩn bị hồ sơ tương ứng, không nên mặc nhiên thực hiện lại toàn bộ thủ tục như cấp mới.
Cấp lại Giấy phép lao động mất bao lâu?
Theo nội dung hướng dẫn trên, thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Người nước ngoài đổi hộ chiếu khi đang có TRC thì phải làm gì?
Cần rà soát thông tin trên TRC và các giấy tờ cư trú. Nếu thông tin không còn phù hợp với hộ chiếu mới thì thực hiện thủ tục cập nhật hoặc cấp lại theo quy định xuất nhập cảnh.
Kết luận
Khi người lao động nước ngoài được cấp hộ chiếu mới làm thay đổi số hộ chiếu hoặc thông tin liên quan, doanh nghiệp cần chủ động rà soát Giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú để đảm bảo hồ sơ pháp lý thống nhất.
Đối với Giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng thông tin hộ chiếu đã thay đổi, doanh nghiệp cần xác định và thực hiện thủ tục cấp lại Work Permit theo đúng trường hợp, thay vì chờ đến khi giấy phép hết hạn hoặc thực hiện thủ tục cấp mới không cần thiết.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
