Việc đăng ký doanh nghiệp là bước đầu tiên để cá nhân, tổ chức chính thức tham gia hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Tuy nhiên, không ít trường hợp hồ sơ bị trả lại hoặc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần do chưa nắm rõ quy định pháp luật về thành phần hồ sơ, quy trình đăng ký cũng như các yêu cầu mới trong quá trình nộp hồ sơ trực tuyến.
Đặc biệt, ngày 23/7/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 296/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Những quy định mới này tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số, bổ sung cơ chế kê khai chủ sở hữu hưởng lợi và hoàn thiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua môi trường điện tử.
Trong bài viết dưới đây, Luật Thiên Thủy sẽ cập nhật đầy đủ quy định mới nhất về hồ sơ, thủ tục đăng ký doanh nghiệp năm 2026, đồng thời phân tích những điểm cần lưu ý để giúp cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý.
1. Nguyên tắc đăng ký doanh nghiệp theo quy định mới năm 2026
Theo Điều 4 Nghị định số 168/2025/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 296/2026/NĐ-CP), việc đăng ký doanh nghiệp phải bảo đảm các nguyên tắc sau:
1.1. Người đăng ký phải chịu trách nhiệm về hồ sơ
Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai đầy đủ, trung thực và chính xác các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Đồng thời, người kê khai phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của các thông tin đã cung cấp. Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm đối với các sai phạm phát sinh từ việc kê khai không đúng hoặc giả mạo hồ sơ.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không chỉ cần chuẩn bị đúng biểu mẫu mà còn phải bảo đảm toàn bộ thông tin về thành viên, cổ đông, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật đều chính xác ngay từ thời điểm nộp hồ sơ.
1.2. Nghiêm cấm hành vi đứng tên hộ, góp vốn hộ
Một trong những nội dung được nhấn mạnh tại Nghị định số 296/2026/NĐ-CP là việc tăng cường minh bạch về chủ thể sở hữu doanh nghiệp.
Theo đó, pháp luật nghiêm cấm các hành vi:
Quy định này góp phần phòng chống rửa tiền, trốn thuế và nâng cao tính minh bạch của môi trường đầu tư kinh doanh.
1.3. Khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu quốc gia
Một điểm cải cách đáng chú ý là cơ quan đăng ký kinh doanh được phép khai thác thông tin từ:
Do đó, trong nhiều trường hợp, người đăng ký không cần nộp lại các giấy tờ mà cơ quan nhà nước đã có dữ liệu, giúp giảm đáng kể thành phần hồ sơ và thời gian chuẩn bị.
1.4. Quản lý tập trung trên Hệ thống thông tin quốc gia
Toàn bộ dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp được quản lý tập trung trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Việc quản lý tập trung giúp:
2. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp gồm những gì?
Thành phần hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà nhà đầu tư lựa chọn. Mặc dù các giấy tờ cơ bản tương đối giống nhau, mỗi loại hình vẫn có những tài liệu đặc thù cần chuẩn bị.
2.1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân
Theo Điều 19 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ bao gồm:
Trường hợp người đăng ký đã kê khai số định danh cá nhân theo quy định thì không cần nộp bản sao giấy tờ tùy thân.
Đây là loại hình có thành phần hồ sơ đơn giản nhất vì chỉ có một chủ sở hữu và không phát sinh điều lệ hoặc danh sách thành viên.
2.2. Hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn
Đối với công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên, hồ sơ bao gồm:
Đây là loại hình doanh nghiệp được lựa chọn nhiều nhất hiện nay nhờ cơ cấu quản lý đơn giản và chế độ chịu trách nhiệm hữu hạn.
2.3. Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần
Đối với công ty cổ phần, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
So với các loại hình khác, hồ sơ công ty cổ phần thường phức tạp hơn do phải kê khai đầy đủ thông tin của các cổ đông sáng lập và cơ cấu sở hữu.
2.4. Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh
Đối với công ty hợp danh, hồ sơ bao gồm:
Do đặc thù thành viên hợp danh chịu trách nhiệm vô hạn nên việc kê khai thông tin cần đặc biệt chính xác.
3. Quy trình thủ tục đăng ký doanh nghiệp năm 2026
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký theo trình tự dưới đây.
Bước 1. Chuẩn bị thông tin và hồ sơ
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ:
Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu giúp hạn chế tối đa việc sửa đổi hồ sơ.
Bước 2. Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
Người thành lập doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương thức:
Trong thực tế, đăng ký trực tuyến hiện là phương thức được khuyến khích vì:
Bước 3. Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh tiến hành:
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
Bước 4. Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Khi hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC).
Đây là căn cứ pháp lý xác nhận doanh nghiệp được thành lập và được phép hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp.
Bước 5. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp
Sau khi được cấp ERC, doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia theo thời hạn luật định.
Việc công bố giúp bảo đảm tính minh bạch và tạo điều kiện cho các tổ chức, cá nhân tra cứu thông tin doanh nghiệp.
4. Những điểm mới về thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 296/2026/NĐ-CP
4.1. Bổ sung trách nhiệm về góp vốn
Quy định mới yêu cầu:
Nếu vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hoặc buộc điều chỉnh thông tin đăng ký.
4.2. Bổ sung quy định về chủ sở hữu hưởng lợi
Lần đầu tiên pháp luật quy định cụ thể việc xác định chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
Theo đó, doanh nghiệp phải xác định cá nhân thực sự kiểm soát doanh nghiệp thông qua:
Quy định này phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế về phòng, chống rửa tiền.
4.3. Hoàn thiện thủ tục đăng ký trực tuyến
Nghị định mới tiếp tục hoàn thiện quy trình đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
Người đăng ký có thể sử dụng:
Việc xác thực điện tử giúp giảm đáng kể hồ sơ giấy và nâng cao tính bảo mật.
5. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Lựa chọn đúng loại hình doanh nghiệp
Mỗi loại hình doanh nghiệp có:
Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn.
Kiểm tra tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp cần:
Việc tra cứu tên trước khi nộp hồ sơ sẽ giúp tránh phải sửa đổi nhiều lần.
Đăng ký đúng ngành nghề kinh doanh
Doanh nghiệp cần lựa chọn mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam và kiểm tra xem ngành nghề dự kiến kinh doanh có thuộc ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện hay không.
Nếu kinh doanh ngành nghề có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện tương ứng trước hoặc trong quá trình hoạt động theo quy định của pháp luật.
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý
Các giấy tờ của cá nhân, tổ chức tham gia thành lập doanh nghiệp cần còn hiệu lực và thống nhất với thông tin kê khai trong hồ sơ.
Đối với nhà đầu tư nước ngoài, ngoài hồ sơ đăng ký doanh nghiệp còn có thể phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) theo quy định của pháp luật về đầu tư.
Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra tình trạng xử lý trên hệ thống hoặc theo thông báo của Cơ quan đăng ký kinh doanh để kịp thời bổ sung, sửa đổi nếu được yêu cầu, tránh kéo dài thời gian thành lập.
Dịch vụ đăng ký doanh nghiệp tại Luật Thiên Thủy
Việc đăng ký doanh nghiệp tuy đã được đơn giản hóa nhưng vẫn đòi hỏi người thành lập phải nắm rõ quy định về hồ sơ, quy trình và các điều kiện pháp lý liên quan. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc kê khai thông tin hoặc chuẩn bị tài liệu cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải sửa đổi nhiều lần.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và đầu tư, Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trọn gói, bao gồm:
Sử dụng dịch vụ của Luât Thiên Thủy giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro pháp lý và nhanh chóng đưa doanh nghiệp đi vào hoạt động.
Câu hỏi thường gặp
Đăng ký doanh nghiệp mất bao lâu?
Thông thường, trong thời hạn khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, thời gian sẽ kéo dài tương ứng.
Có bắt buộc đăng ký doanh nghiệp trực tuyến không?
Không. Hiện nay, người thành lập doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp hồ sơ trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử. Tuy nhiên, hình thức trực tuyến đang được khuyến khích do thuận tiện và tiết kiệm thời gian.
Nhà đầu tư nước ngoài có cần đăng ký đầu tư trước khi thành lập doanh nghiệp không?
Tùy từng trường hợp. Nếu thuộc diện phải thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo pháp luật về đầu tư, nhà đầu tư nước ngoài cần hoàn thành thủ tục này trước khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Kết luận
Việc nắm rõ quy định về hồ sơ, thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP và các sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 296/2026/NĐ-CP sẽ giúp cá nhân, tổ chức chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, lựa chọn đúng phương thức đăng ký và rút ngắn thời gian thành lập doanh nghiệp. Trong bối cảnh thủ tục hành chính ngày càng được số hóa và yêu cầu minh bạch thông tin được tăng cường, việc tuân thủ đúng quy định ngay từ giai đoạn đăng ký sẽ tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động kinh doanh lâu dài.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
