Giới thiệu
Trong quá trình mở rộng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện để mở rộng phạm vi hoạt động, thực hiện một số chức năng kinh doanh hoặc đại diện, liên lạc với khách hàng và đối tác.
Tuy nhiên, để chi nhánh hoặc văn phòng đại diện được hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện với cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Vậy hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện năm 2026 gồm những giấy tờ gì? Có bắt buộc phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hay không? Luật Thiên Thủy sẽ giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Chi nhánh và văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, chi nhánh và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
Trong khi đó, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích hoạt động trước khi lựa chọn thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện.
2. Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện năm 2026
Đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần và công ty hợp danh, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện về cơ bản gồm các giấy tờ sau:
2.1. Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện
Doanh nghiệp chuẩn bị Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện theo mẫu quy định.
Trong thông báo, doanh nghiệp kê khai các thông tin cơ bản liên quan đến đơn vị phụ thuộc dự kiến thành lập, trong đó có thông tin về:
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp để bảo đảm thống nhất với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
2.2. Biên bản họp, Quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện
Doanh nghiệp phải chuẩn bị bản sao biên bản họp và quyết định thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
Thẩm quyền ban hành quyết định phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp.
Cụ thể:
Đây là tài liệu thể hiện việc doanh nghiệp đã có quyết định hợp pháp về việc thành lập đơn vị phụ thuộc.
3. Có phải nộp biên bản họp khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện không?
Đây là một trong những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.
Đối với những loại hình doanh nghiệp có cơ quan tập thể có thẩm quyền quyết định việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, hồ sơ phải có bản sao biên bản họp theo quy định.
Cụ thể:
Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Hồ sơ gồm:
Công ty hợp danh
Hồ sơ gồm:
Công ty cổ phần
Hồ sơ gồm:
Công ty TNHH một thành viên
Do chủ sở hữu công ty quyết định nên hồ sơ gồm:
Doanh nghiệp cần xác định đúng loại hình để chuẩn bị đúng thành phần hồ sơ, tránh phải sửa đổi, bổ sung khi nộp hồ sơ.
4. Có cần bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện?
Theo quy định, hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện có bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
Giấy tờ này được sử dụng để xác định thông tin pháp lý của người được doanh nghiệp bổ nhiệm làm người đứng đầu đơn vị phụ thuộc.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một điểm mới liên quan đến số định danh cá nhân.
Trường hợp kê khai số định danh cá nhân
Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định thì:
Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu.
Như vậy, doanh nghiệp không phải trong mọi trường hợp đều phải chuẩn bị bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu.
Điều này giúp đơn giản hóa thành phần hồ sơ trong trường hợp thông tin cá nhân đã được kê khai, đối chiếu thông qua số định danh cá nhân theo quy định.
5. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở đâu?
Doanh nghiệp thực hiện hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ theo phương thức được pháp luật cho phép, trong đó đăng ký trực tuyến là phương thức được sử dụng phổ biến hiện nay.
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản điện tử của các tài liệu trong hồ sơ và thực hiện việc ký, xác thực theo quy định.
6. Một số lưu ý khi đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện
Khi thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp nên kiểm tra trước các nội dung sau:
Kiểm tra tên chi nhánh, văn phòng đại diện
Tên của chi nhánh, văn phòng đại diện phải được đặt theo đúng quy định và phù hợp với tên doanh nghiệp.
Kiểm tra địa chỉ
Địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện phải được xác định rõ ràng và đáp ứng điều kiện sử dụng làm địa điểm hoạt động theo quy định.
Xác định đúng người đứng đầu
Doanh nghiệp cần có quyết định bổ nhiệm hoặc lựa chọn người đứng đầu phù hợp và bảo đảm thông tin kê khai chính xác.
Kiểm tra ngành, nghề
Đối với chi nhánh, doanh nghiệp cần xác định ngành, nghề dự kiến hoạt động và bảo đảm phù hợp với ngành, nghề mà doanh nghiệp được phép kinh doanh.
Kiểm tra số định danh cá nhân
Nếu kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu theo quy định thì doanh nghiệp cần bảo đảm thông tin kê khai chính xác. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu theo quy định.
Dịch vụ đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện tại Luật Thiên Thủy
Việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tưởng như đơn giản nhưng doanh nghiệp vẫn có thể gặp vướng mắc khi xác định cơ quan có thẩm quyền, thành phần hồ sơ hoặc thông tin người đứng đầu.
Luật Thiên Thủy cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp:
Kết luận
Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện năm 2026 chủ yếu gồm Thông báo thành lập, quyết định thành lập, biên bản họp trong trường hợp pháp luật yêu cầu và giấy tờ pháp lý của người đứng đầu nếu thuộc trường hợp phải nộp.
Đáng chú ý, trường hợp doanh nghiệp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP thì không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ trước khi nộp để bảo đảm thủ tục đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện được thực hiện nhanh chóng và đúng quy định.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN LUẬT THIÊN THỦY
Địa chỉ: Tòa nhà MORITZ, 140 Nguyễn Văn Khối, Phường Thông Tây Hội, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0911 732 048
Email: congtythienthuy2022@gmail.com
